Consejos de llamada de cribado para recepcionistas

Filtrar llamadas es un arte. No sólo usted tiene que saber que se pide a la pantalla, y que a través de poner, pero debe tener suficiente finura para redirigir las llamadas con gracia o solicitar que la persona que llama a intentarlo más tarde. Habilidades necesarias para esta tarea incluyen tener la capacidad de tomar mensajes detallados y permanecer lo suficientemente organizada como para presentar, seguimiento, o distribuir esos mensajes de manera eficiente.

Al responder a una llamada, obtener toda la información pertinente de la persona que llama como sea posible. Nota nombre y la compañía de la persona que llama y el nombre de la persona que llamó por teléfono. Tratar de determinar la naturaleza de la llamada. Simplemente pregunto: "¿Puedo decirle al Sr. X de la naturaleza de su llamada?" Esto ayuda a determinar si el Sr. X tendrá que tomar la llamada.

Si usted sabe que el Sr. X no toma llamadas de abogados, puede informar a la persona que llama cortésmente solicitar de este y cortésmente finalizar la llamada. Si recibe una llamada en frío de un socio de negocios, preguntar al Sr. X si quiere tomar la llamada. Si no lo hace, entonces cortésmente decir el Sr. X no está disponible y tomar un mensaje detallado.

Si no está seguro de si la persona que está siendo telefoneó devolverá una llamada, no tomar la libertad de prometer una llamada de este tipo de retorno. Sólo recuerde cuando se seleccionan las llamadas que su trabajo consiste en obtener la mayor información posible de la persona que llama. Lo que sucede más allá de ese punto no es su preocupación. Filtrar llamadas implica simplemente poner secuencialmente por las llamadas pre-aprobado y tomar mensajes para todos los demás.