Formas adecuadas para responder al teléfono en una oficina de la Ley

La comunicación inicial entre un cliente potencial y un bufete de abogados es por lo general a través del teléfono, manejado por una recepcionista. Como resultado de ello, es importante que la recepcionista de la empresa sea profesional y atento en todo momento. Mantener el profesionalismo veces puede ser un reto, sin embargo, especialmente para los recepcionistas que contestan a un alto volumen de llamadas en una base diaria. Sin embargo, hay ciertos principios que debe seguir siempre al responder a las llamadas en un despacho de abogados.

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Tome cada llamada al anunciar el nombre del bufete de abogados, de identificarse por su nombre, y preguntar cómo puede ser de ayuda a la persona que llama. Por ejemplo, “Buenos días, este es el bufete de abogados de X e Y, Jane habla, a quién estoy hablando?” Una vez que haya identificado la persona que llama por su nombre, preguntar “¿En qué puedo ayudarle hoy Sra Z”, y se refieren a la persona que llama por su nombre durante el resto de la conversación. Toma de notas durante cada llamada puede ser útil, especialmente con respecto a los nombres. Mantener un tono positivo durante la conversación, ser paciente, y nunca perder la calma. Evitar el uso de jerga, argot o no palabras tales como “eh eh” y “um”.

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Es muy importante que usted escucha de cerca a una persona que llama e identificar sus necesidades y para proporcionar la información solicitada a ella de una manera clara y concisa. Cada persona que llama está buscando ayuda en la obtención de la información necesaria o encontrar a la persona adecuada con quien hablar.

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Si la persona que llama está solicitando información proporcionada por un abogado mejor, informar a la persona que llama que necesita hablar con alguien y pedirle que se mantenga durante la transferencia. En contacto con el abogado para quien tiene la intención de transferir la llamada, anunciar la llamada por su nombre, divulgar el propósito de la llamada y transferir la llamada si el abogado está disponible. No hay persona que llama debe dejarse en suspenso durante más de 45 segundos. Después de 45 segundos, pida a la persona que llama si quiere seguir manteniendo, le gustaría ser llamado de nuevo cuando un abogado está disponible o preferiría volver a llamar más tarde.

Antes de finalizar cada llamada, pregunte si puede ser de cualquier asistencia adicional antes de terminar la llamada. Gracias la persona que llama para considerar el bufete de abogados. Rara vez es posible que un recepcionista legal para convencer a un cliente potencial para contratar a un bufete de abogados, pero es muy fácil para un recepcionista de perder un cliente para un bufete de abogados por ser poco profesional, grosero o descortés.