Cómo utilizar un teléfono correctamente
El uso eficaz de la comunicación puede hacer o romper su negocio, especialmente si se encuentra en una posición que trata directamente con los clientes. PacificTel recomienda que el tratamiento de las conversaciones telefónicas, ya sean llamadas personales o profesionales, como si fueran las reuniones en persona para asegurarse de que deje a los clientes una buena impresión de usted y su empresa.
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Hacer su saludo cortés, y diga su nombre. Si usted es el destinatario de la llamada, intente contestar el teléfono con “Hola. Esto es Jane Doe,”en lugar de un simple‘Hola’. Si usted inició la llamada, se indicará el propósito de su llamada por adelantado.
Mantenga el receptor o el micrófono cerca de la boca, hablar en un tono normal de voz y enunciar claramente sus palabras. No asuma que la persona en el otro extremo del teléfono tiene una línea tan clara como lo hace. Haga todo lo que pueda para asegurarse de lo que usted dice es fácilmente comprensible.
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Elegir un entorno tranquilo para la llamada. Si los compañeros de trabajo están hablando en voz alta, por ejemplo, se excusa a la persona que llama y, o bien pedir a sus colegas que le permite privacidad para realizar la llamada o buscar una ubicación diferente. Si usted está hablando en un teléfono celular, sentarse y concentrarse en la llamada. Si usted se mueve alrededor, es posible crear sonidos que pueden amortiguar sus palabras. Si se encuentra en un entorno con mucho viento, paso dentro para terminar la llamada o reprogramar para otro momento. El viento que sopla contra el micrófono puede hacer una llamada muy difícil de oír.
Permiten llamadas segunda y posteriores van al correo de voz si es posible. Mantenga el resto de llamadas - si debe responder a ellas - breve. Universidad del Sur de Illinois recomienda que primero consulte la persona que llama, si es posible colocarla en espera para atender otra llamada, y luego comprobar de nuevo cada 15 a 30 segundos, o hasta que haya completado la otra llamada.
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Proporcionar mensajes claros y concisos si tiene que dejar un mensaje en el buzón de voz. Diga su nombre, el propósito de la llamada y si va a devolver la llamada. Si usted pide una llamada de vuelta, deje su número de teléfono, incluido el código de área, y repetir el número para asegurarse de que está claro.