Cómo tomar mensajes para un jefe

Pedir a la persona que llama si le gustaría dejar un mensaje. Si la respuesta es "no", tome un momento para animar a un mensaje. Dile que su jefe va a estar en reuniones todo el día, por lo que volver a llamar puede no ser la mejor opción.

Pedir a la persona que llama para dar un mensaje detallado. Algunas personas que llaman responderán con "Sólo tiene que me llame de vuelta." Por desgracia, su jefe no puede ser satisfecho con un mensaje tan vaga. En este caso, responder con, "Claro que sí. Lo que puedo decirle es con respecto a este?"

Solicitar un nombre completo de la persona que llama. Los nombres de pila pueden causar confusión para su jefe. Simplemente pregunte, "¿Puedo tener su nombre completo?" al tomar nota del mensaje.

Pedir el número de teléfono del llamante. Aunque esto puede parecer obvio, es fácil olvidar el número cuando se centra en otros aspectos de la llamada. Si la persona que llama prefiere ser contactado por correo electrónico, escribir esto también.

Anote toda esta información en papel de desecho como a hacer las preguntas. Anote la fecha y hora de la llamada, así.

Organizar sus notas para la llamada en un pequeño trozo de papel. Cada mensaje debe llenar una sola hoja de papel. Evitar escribir más de un mensaje en cada hoja.

Anote la fecha y hora de la llamada, seguido por el nombre y apellido de la persona que llama en la parte superior del papel. Si ella también dio su posición o su relación con su jefe, como un contador o un proveedor, escribir esto aquí también.

Resumir el propósito de la llamada en una frase corta. Escribe esto debajo del nombre de la persona que llama. Sea breve y específico para que su jefe no tiene que preguntarse de qué se trata.

Escribe el número de teléfono de la persona que llama en la parte inferior del mensaje.

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Escribir "URGENTE" en letras mayúsculas en la esquina superior derecha de la nota si la llamada fue muy importante. La mayoría de los mensajes telefónicos no se incluyen en esta categoría. Los mensajes urgentes se refieren a emergencias familiares o problemas de negocios que podrían tener un efecto adverso en la gran empresa.

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Retransmitir los mensajes a su jefe tan pronto como esté disponible. A medida que le entregue cada mensaje, leerlo en voz alta. De esta manera no hay posibilidad de que se perderá un mensaje importante.