Cómo escribir una carta de salida del empleado a clientes

Un empleado que puede causar una serie de dolores de cabeza para un negocio, incluyendo una interrupción en el servicio al cliente, las deserciones de clientes, pérdida de ventas y un rumor hiperactiva. Se maneja correctamente, el anuncio de alertar a los clientes a la salida de un empleado puede ser una estrategia positiva, proactiva relaciones públicas que ayuda a convertir un potencial de limón en limonada.

Decidir qué quiere o necesita ponerse en contacto con sus clientes para hacerles saber acerca de la salida de un miembro del personal. Utilice una lista de puntos clave para ayudar a adaptar diferentes cartas a las diferentes necesidades de los clientes se le pondrá en contacto. Por ejemplo, puede que tenga que tranquilizar a algunos clientes que no habrá interrupción en sus entregas o servicio al cliente. Puede que tenga que dejar que otros clientes saben que tienen un nuevo contacto en su empresa, que esa persona va a ser y que el nuevo representante estará llamando a ellos. Es posible que desee para hacer frente a los rumores, informar a los clientes que el empleado que tiene una cláusula de no competencia que la intención de cumplir, o que el empleado está dejando en buenos términos.

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Reunirse con el empleado para discutir su plan para ponerse en contacto con los clientes. Pregunte a los empleados para obtener consejos para comunicarse con los clientes específicos, sobre la base de sus relaciones con ellos, el conocimiento de su historia y de las necesidades, pensamientos y en sus posibles preocupaciones. Pregunte a los empleados si le gustaría la razón de su partida comunicado o si debe dejar que de la carta. Incluso si usted está separando de un empleado en malos términos, ninguno de los dos debe quemar las naves y dañar la reputación de cualquier persona en el mercado.

Escribir una lista de los destinatarios de la carta, para que pueda adaptar el contenido a cada uno. Documentar las razones por las que está escribiendo cada cliente junto al nombre del cliente, y tomar notas acerca de cualquier contenido específico que querrá incluir u omitir en la carta de ese cliente.

Escribir el primer borrador de la carta, incluyendo la siguiente información:

Anuncio de la salida de la entidad Motivo de salida, si es aplicable Impacto en el cliente La tranquilidad de la continua excelente servicio al cliente nueva información de contacto y el contacto del cliente Las fechas para las cuestiones de transición * Bien desea el empleado que se marcha

Comience con un saludo, dirigiéndose al cliente por su nombre. Ofrecer un reaseguro, como por ejemplo, “XYZ, SA, siempre ha tenido el orgullo de nuestra capacidad de proporcionar un excelente servicio al cliente a través de nuestro personal capacitado y profesional.” Alerta al cliente de que su empleado se va, y por qué, si ha decidido incluir esa información. Abordar cualquier preocupación que el cliente pueda tener y contar cómo va a hacerles frente. Introducir nuevo contacto del cliente y su información de contacto. Terminar con una invitación al cliente para ponerse en contacto con usted personalmente si el cliente tiene alguna pregunta. Añadir una posdata que llama a cabo una importante pieza de información que quiere destacarse, como el hecho de que el nuevo contacto estará llamando para presentarse esta semana. Tener sus gerentes clave y nueva revisión de contacto de cada cliente su proyecto de las diferentes letras que se crean para solicitar información.

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Una vez que haya recibido de entrada del primer borrador de su carta cliente, crear las copias finales. Deje que los miembros del personal apropiados ver el borrador final antes de que sea firmado y distribuido.