Función de un recepcionista

Uno de los aspectos más cruciales de ser recepcionista es saludando a la gente que entra y sale de la oficina. Recepcionistas tienen que ser capaces de comunicarse con los visitantes de una manera profesional, cortés y hospitalario. Además de simplemente dar la bienvenida a la gente, recepcionistas son generalmente responsables de la colocación de los abrigos y los paraguas en los armarios y ofreciendo bebidas (por lo general el té, café o agua). Si una persona tiene una breve pregunta acerca de la empresa o negocio, la recepcionista debe ser capaz de dar una respuesta clara y precisa.

Recepcionistas también están obligados a contestar los teléfonos. Una recepcionista necesita saber cómo manejar teléfono multilínea con facilidad, y también cómo saludar a las personas que llaman apropiadamente, dirigirlos a otros miembros del personal y de colocar a las personas en espera. Recepcionistas también son responsables de hacer muchas llamadas salientes, y necesitan saber cómo dejar mensajes de voz claros y fáciles de entender.

La programación es un componente vital de un puesto de recepcionista. posiciones de recepcionista exigen tipos de personalidad organizados y responsables. Una recepcionista tiene que ser capaz de programar conferencias, reuniones y citas dentro de la oficina (sin olvidarse de ellos o se superponen).

Video: funciones de una recepcionista

Las tareas administrativas son también un gran aspecto de ser una recepcionista. Los recepcionistas son responsables de tomar notas detalladas, por fotocopia, la presentación de registros, la compra de equipos de oficina (por ejemplo, artículos de papelería y papel de impresora), el envío de faxes, teneduría de libros, la creación de planes de viaje, la elaboración de presentaciones y hacer hojas de cálculo financieras.

Recepcionistas a menudo tienen que enviar mensajes de correo electrónico en nombre de los miembros del personal de alto nivel. Como resultado, el conocimiento de las computadoras es vital. Además de ser capaz de utilizar las aplicaciones de Internet y de correo electrónico, recepcionistas tienen que ser hábil con los programas de ordenador como Microsoft Office (incluyendo PowerPoint, Excel y Word).

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la distribución del correo es una parte importante de ser un recepcionista eficaz. Recepcionistas generalmente manejan tanto el correo entrante y saliente a la oficina. Tras recibir el correo diario, es por lo general el trabajo de la recepcionista para ordenar todo y deshacerse de correo no deseado. En cuanto a la distribución, una recepcionista lo puede distribuir con la mano a la oficina de un miembro del personal o ponerlo en un buzón asignado. Recepcionistas también son responsables de recibir el correo listo para ser recogido todos los días, a partir pesar paquetes a utilizar el franqueo apropiado.