Negocios reglas de etiqueta para una recepcionista

Recepcionistas suelen ser las primeras personas que se ven al entrar en una oficina, lo que les hace una importante representación de las empresas para las que trabajan y los otros profesionales en la oficina. Observar etiqueta de negocios es una parte importante del trabajo de un recepcionista, pero las opiniones diversas y cambiantes de lo que constituye simplemente buenos modales hacen que sea difícil para un recepcionista o supervisor para determinar el comportamiento apropiado.

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La importancia de una recepcionista como la persona que entrega una primera impresión a las personas que llaman y visitantes es difícil de exagerar. Una recepcionista con malos modales establece un tono negativo antes de una reunión y deja de inspirar confianza en los clientes potenciales. Por otro lado, una recepcionista que observa la etiqueta de negocios da un fuerte sentido de profesionalismo y eficiencia. Esto no sólo mejora la imagen de la empresa a los de fuera, sino también ayuda a otros trabajadores se sienten como si su oficina es un lugar profesional para trabajar.

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Recepcionistas representan a sus empleadores en una variedad de maneras. Responder llamadas telefónicas y recibir a los visitantes son dos de las tareas más comunes para recepcionistas, y ambos requieren la etiqueta adecuada. política de la compañía podría requerir recepcionistas usar un script de teléfono predeterminado al recibir llamadas y ponerse en contacto con diferentes tipos de clientes. En otros casos, recepcionistas están autorizados a utilizar su propia discreción en el manejo de cada interacción con un diferente, aunque sea apropiado, nivel de formalidad y profesionalismo. Las personas que trabajan en la oficina pasan a veces se establecen disposiciones complementarias a una recepcionista, tales como cuándo y cómo la recepcionista puede ponerse en contacto con ellos.

Mientras que algunas oficinas requieren recepcionistas para mantener un grado de secundaria o la universidad, gran parte de la formación de la etiqueta de una recepcionista se produce en el trabajo. Recepcionistas podrían empezar a trabajar en una oficina con una posición que no requiere interacción, tales como un trabajo de entrada de datos o un asistente de oficina. Una atención a las políticas de la empresa y cómo se comportan recepcionistas podría calificar nuevos empleados para un puesto de recepcionista por primera vez, lo que generará la experiencia que puede ser útil en la búsqueda de otros trabajos de recepcionista.

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Cada industria y la oficina tiene sus propias reglas para la etiqueta de una recepcionista. Algunas oficinas requieren de un modo formal de vestir y de hablar. Otros imponen una forma más informal de la etiqueta para que los clientes se sientan relajados y bienvenidos. La comunicación entre una nueva recepcionista y supervisores es esencial para que todos sepan lo que se espera. Como recepcionista, si no está seguro de la etiqueta para una situación particular, cortésmente se excusa y pedir a un supervisor o recepcionista senior de cómo responder.

A pesar de que cada oficina es diferente, recepcionistas todavía puede beneficiarse de algunos de los mismos consejos. La multitarea es esencial para un buen desempeño en el trabajo, pero cuando alguien entra en la oficina es importante para darle toda su atención. Esto significa colocar llamadas en espera o completar rápidamente, dejando los papeles y haciendo contacto visual directo. espacio de trabajo de una recepcionista debe estar libre de obstáculos para proyectar una actitud más profesional y también para que sea más fácil para completar las tareas simples, como la búsqueda de información y ofrecer a alguien un bolígrafo para llenar un formulario. Por último, cuando se lleva a alguien en una oficina, el recepcionista debe siempre tomar la iniciativa para asegurar al cliente que no se permite su presencia y para salvarlo de la vergüenza de no saber dónde ir.