¿Cuáles son las funciones del puesto de gestión de registros?

Video: Gestión de Tesorería

Cualquier organización que utiliza la información y genera registros debe tener un proceso para la preservación de los mismos. Los gobiernos federal, estatales y locales, agencias gubernamentales, escuelas, universidades, bibliotecas, las Naciones Unidas y las empresas son todos los lugares que tienen necesidades de gestión de registros y los que emplean personal de gestión de registros.

En particular, las entidades gubernamentales con responsabilidades a sus ciudadanos deben tener reglamentos para la gestión de registros y el personal para administrarlos. reglamentos de gestión de registros del gobierno federal están bajo el cargo de los Archivos Nacionales. Cada departamento del gobierno federal, en las tres ramas, ha dedicado los agentes federales registros de la agencia para supervisar la aplicación de las políticas y procedimientos de gestión de registros, el desarrollo de sistemas y procesos y capacitar al personal para gestionar adecuadamente los registros.

La primera cosa que la posición de la administración de registros debe hacer es ayudar a la organización a determinar qué tipo de información debe ser preservado como registros. El gestor de registro debe abordar a continuación la forma de controlar los registros activos para asegurarse de que la versión correcta es usado y conservado (control de versiones). También debe determinar cuánto tiempo, dónde y de qué manera se deben archivar los registros. Esto incluirá la selección del tipo de medio utilizado para preservar cada tipo de registro (tales como microfichas, escaneo digital, etc.). Se debe tomar en consideración legal, comercial, presupuesto, el espacio y los requisitos reglamentarios para tomar esta determinación.

Es responsabilidad de la posición de la administración de registros de inventario y los registros existentes de auditoría y diseñar e implementar esquemas de organización y categorización que permitan la recuperación eficiente o registros archivados.

El profesional de la gestión de registros se mantiene informado de los avances tecnológicos, incluidas las aplicaciones para la digitalización, clasificación y archivado de registros. Él ayuda a la organización escoger e implementar tecnologías que hacer estas tareas en una, de fácil manera rentable y entrena a los que van a utilizarlos. La tecnología elegida debe interactuar con otros sistemas utilizados por la organización y con otras organizaciones que pueden tener acceso a los registros (tales como agencias gubernamentales).

Video: Recursos Humanos | Capital Humano | ORGANIGRAMA

gestión de registros eficaz no puede lograrse sin la participación de todos los que tienen un papel en el ciclo de vida del registro. Por esta razón, parte de la función de la posición de gestión de registros es aumentar la conciencia entre los que generan y registros de uso. Ellos deben conocer la importancia de, entender cómo usar y se comprometen a utilizar procesos aprobados para generar, preservar y recuperar los registros.

Video: ¿Sabe usted cuales son las funciones de un Contralor, dentro de un Ayuntamiento?

Video: José Vera - Los tipos de retribucion variable

La posición de la administración de registros supervisa todo el ciclo de vida de los documentos, incluyendo la determinación del programa de retención y cuando los registros deben ser destruidos. El programa debe cumplir con las regulaciones, políticas, de negocios y requisitos legales de la organización. El programa debe especificar los procedimientos para la colocación de una retención legal sobre los documentos si son necesarios para litigios y el método apropiado para la eliminación de varios tipos de registros obsoletos. El administrador de registros tendrá en cuenta la seguridad, la confidencialidad y las cuestiones ambientales en la determinación de los métodos de eliminación.