Acerca de Control de Archivos

Una serie de documentos relativos a un proyecto específico o una persona crea una historia de la compañía de ese proyecto o persona. Estos registros se almacenan a menudo para su examen futuro y para las actividades comerciales de rutina. Encontrar un registro almacenado es mucho más fácil y más eficiente cuando se utiliza un sistema de gestión de registros unificado. También se debe asegurar y proteger los registros de una compañía.

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Las empresas crean registros o datos, la documentación de muchas cosas: el personal, procesos, procedimientos judiciales, las finanzas, las tareas diarias y la información del cliente. La gestión de estos registros desde su creación, el almacenamiento y la destrucción final es el dominio de gestión de registros. gestión de registros requiere la creación de un marco desde el que crear y clasificar registros. A partir de este marco, la decisión de almacenar, archivar, destruir o asegurar los registros se pueden hacer. productos de software como encargado de expedientes de IBM y Accutrac Registros de Software de Gestión de Iron Mountain que la gestión de registro de alto volumen más fácil.

Cualquier empresa o individuo debe practicar algún nivel de gestión de registros. Los registros son evidencia de la actividad y de los acontecimientos que tienen lugar sobre una base diaria. Esto incluye los registros en papel, registros de voz, radiografías y fotografías, así como los registros electrónicos (correo electrónico, formularios de pedidos, avisos de embarque). Los médicos, los prestamistas y los registros locales de uso de la compañía de cable para establecer la historia de un paciente o cliente.

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sistemas de gestión de registros comienzan cuando se crea un documento. Especificaciones para la forma en que cada documento debe ser manejado debe incluir donde reside y quién tiene acceso a ella mientras está en uso, en qué momento el documento debe convertirse en un registro y la forma en que se deben recogerse, clasificarse y almacenarse. El almacenamiento debe ser asegurada y sólo sea accesible a través de un proceso acordado. Organización Internacional de Normalización (ISO) ha creado un estándar para la gestión de registros-ISO 15489. Esta norma está disponible para su compra en línea.

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sistemas de gestión de registros incorporan formas de cumplimiento de seguimiento y por lo tanto ayudan en las empresas que satisfacen los requisitos regulatorios, legales y de negocios. gestores de discos y los oficiales de cumplimiento trabajan de la mano para hacer los registros sean seguras y maneja adecuadamente. El Servicio de Impuestos Internos (IRS), Administración de Seguridad y Salud (OSHA) y los tribunales de quiebra todos requieren registros para demostrar ciertos eventos y el almacenamiento de los registros durante períodos de tiempo designados. Las agencias federales y empleados han acordado ciertos registros y responsabilidades de documentos que se describen a través de la Agencia Nacional de Archivos.

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La Asociación de Registros Los gestores y administradores Internacional (ARMA Internacional) es una organización profesional sin fines de lucro que proporciona información sobre la creación de sistemas de gestión de registros, desarrolla normas y recomendaciones de mejores prácticas y pistas legislación importante para los profesionales de gestión de registros. Normas que se están escritos incluyen Records y Gestión de Información para profesionales de la tecnología, la gestión de registros sitio web y una revisión del Programa de Registro Civil: La identificación, administración y recuperación de negocio críticos Records. La revisión Vital Records Programa está incluyendo un vistazo a los efectos del huracán Katrina en los registros vitales.