Las desventajas de gestión de registros

CSAC InfoRed describe la gestión de documentos como el tratamiento sistemático de todos los registros, junto con la información o los datos que contienen. En el pasado, estos registros se almacenan en formato de papel y cada organización grande tenía un registro, a veces tripulado por un ejército de empleados. sistemas de gestión de registros electrónicos de hoy han tomado el relevo. Ambos sistemas de gestión de registros manuales y electrónicos tienen claras ventajas como desventajas.

Una principal razón por la que muchas organizaciones han ido sin papeles es la facilidad con la que un sistema electrónico permite la recuperación de la información y el intercambio. Cuando los datos se llevó a cabo en el papel y se almacena en un registro, la recuperación se presenta un desafío. Además, la información sólo puede ser utilizado por un individuo en un momento. Mientras que los sistemas electrónicos resolver este problema, ellos también vienen con otros retos.

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Cuando una organización va sin papel, hay enormes volúmenes de datos almacenados en el papel que tienen que ser escaneados y almacenados en un formato digital. El hardware y el software necesario para este ejercicio cuestan una cantidad sustancial de dinero. Los costos iniciales a un lado, una desventaja significativa con los sistemas electrónicos es que tanto el hardware como el software se vuelven obsoletos en un tiempo relativamente corto. Hardware podría requerir cambiar en tan sólo 18 meses, mientras que el software cambia cada 2-3 años.

Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos exige un cambio en las actitudes de los empleados. Cualquier cambio radical en una organización es vista con escepticismo por muchos empleados que no están seguros de cómo estos cambios afectarán a ellos. Cuando los caminos anteriores de organización de archivos son sustituidos por otros nuevos, el empleado se siente una pérdida de control y esto debe ser abordado por las garantías por parte del empleador - y respaldado por el éxito del sistema implantado.

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Con el aumento del intercambio de información que un sistema de gestión de documentos electrónicos posibilita viene el tema de la seguridad. A menos que las medidas adecuadas se ponen en su lugar, se hace posible que la información confidencial de la compañía para terminar en las manos equivocadas. Por otra parte, la gestión de registros podría convertirse en un problema cuando el sistema está obstruido con los registros innecesarios (como copias de documentos). No es raro encontrar situaciones en las que una cantidad sustancial de los registros mantenidos en realidad son correo basura.