Directrices de gestión de registros

Los sistemas de éxito de gestión de registros almacenar de forma segura los registros y crear un método de organización para la creación, mantenimiento, uso y disposición de los registros. La creación y la actualización continua de las directrices de gestión de registros es esencial para mantener la integridad del sistema. Con las directrices para las necesidades de información, métodos de entrada, líneas de tiempo de almacenamiento y copia de seguridad, normas de seguridad y los informes precisos, se puede crear un sistema eficaz de gestión de registros.

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Elaborar directrices para qué tipo de información de su empresa quiere y necesita almacenar. Esto debe incluir contratos, expedientes de empleados, documentos de constitución, registros de clientes, datos de prueba, registros financieros y cualquier otra información pertinente que se necesita por el negocio. Compilar esta lista mediante la consulta con varios departamentos para garantizar la integridad y el cumplimiento de todas las necesidades funcionales. Revisar la lista final con el asesor legal de su empresa para verificar que la información necesaria para cumplir con las obligaciones legales se incluye en sus pautas de almacenamiento de gestión de registros.

Establecer una metodología para la entrada de registro para cada tipo de registro. Los registros pueden ser introducidos manualmente, importado de sistemas complementarios o de entrada a través de un sistema de escaneo. Estos métodos de entrada deben ser fiables y seguros. Para los intercambios electrónicos, poner verificaciones de redundancia que aseguran transferencias precisas. Para la entrada manual, iniciar un sistema de controles de calidad para asegurar la exactitud.

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Designar plazos de almacenamiento para cada tipo de registro introducidos en el sistema. Líneas de tiempo deben tener en cuenta las obligaciones legales, las limitaciones del sistema de datos y funcionalidad. Para los registros raramente accedido, considere un sistema de almacenamiento complementario que permite el acceso a los registros de vez en cuando. Estos registros pueden ser comprimidos para reducir al mínimo las necesidades de almacenamiento. El almacenamiento de registros fuera de su sistema de registro principal permite que los registros se utilizan con frecuencia para ser tirado más rápido. Sus directrices de gestión de registros deben incluir procedimientos de copia de seguridad de rutina y de almacenamiento duplicado preferentemente fuera de las instalaciones de los registros críticos.

Un plan de seguridad en profundidad es una parte esencial de su plan de gestión de registros. Grupo registra en grupos de seguridad-clasificable y asignar un acceso seguro, protegido por contraseña a los grupos apropiados de los empleados. Este escrutinio de seguridad también debe aplicarse a cualquiera que tenga acceso a los datos de entrada, realizar tareas de mantenimiento, y utilizar o destruir los registros. Rutinariamente revisar autorización de seguridad para garantizar el cumplimiento de la empresa y las obligaciones reglamentarias. Incorporar autorización de seguridad en los nuevos procedimientos empleados y los procedimientos empleados despedidos.

La notificación ordinaria debe ser una parte de su sistema de gestión de registros. Estos informes deben incluir listas de usuarios que han accedido a los datos sensibles, cualquier cambio en el control de seguridad, el informe de errores de registros incompletos, y los registros que están sujetos a disposición. Añadir informes para cualquier área de datos críticos.