Cómo escribir una nota de la oficina
Mantener sus supervisores, compañeros y subordinados bien informado es esencial para una fluida en la oficina. Mientras que una gran cantidad de información del día a día se intercambia en persona, por correo electrónico o por teléfono, a veces es necesario escribir una nota de la oficina que conmemora discusiones y acciones que ya han tenido lugar (incluyendo evaluaciones de los empleados) y / o da cada uno un "mano a mano" con respecto a los cambios inminentes. Esto es lo que necesita saber para recoger sus pensamientos y escribir una nota efectiva.
Identificar el propósito de la nota que desee escribir. Tratar de resumir en una frase corta. Ejemplos: Orientación para la Nueva empleados- nuevos procedimientos para viajes de vacaciones Procesamiento Claims- Potluck. Esta frase constituirá la línea de "Asunto" en la parte superior de la nota directamente debajo de los destinatarios.
Identificar a los individuos que la nota se va a ir. Si es sólo a unas pocas personas, la nota de los identificará cada uno por su nombre, título, y el departamento. Sin embargo, si se va a un gran grupo, que serán identificados por un título colectivo. Ejemplos: Todos los empleados- División 4 Managers- Clerical personal de apoyo. Esta información se colocará en la línea "A" de la nota.
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Identifíquese y su título en la línea "De". Incluso si todo el mundo te conoce como "Bob", debe identificarse tanto por su nombre y apellido.
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Siga la "regla de 3" en la construcción de su contenido- nota específicamente, decirle a sus lectores lo que vas a decir, decirles lo que es, y terminar reiterando lo que sólo les ha dicho. Por ejemplo, tal vez su nota se trata de recordar a sus empleados que las distracciones de la temporada de vacaciones hacen que sea un tiempo popular para los ladrones para robar artículos como bolsos y artículos personales que dejan a la vista. El primer párrafo se les informará de la necesidad de ser cautos. El segundo párrafo entregaría consejos acerca de bloqueo de escritorio y puertas y ser más conscientes de los visitantes. El tercer párrafo recomendaría acciones a tomar si observan un comportamiento sospechoso o ha sido víctima de un robo de la oficina.
Utilice viñetas para las notas que están proporcionando contenidos procedimentales o cualquier tipo de lista de verificación. Estos son mucho más fáciles de seguir y entender de incrustar en un párrafo narrativo.
Observar el estado de los márgenes de 1 pulgada en los lados derecho e izquierdo y la parte inferior de la página. La parte superior de la página es probablemente algún tipo de membrete o una plantilla que se reducirá su margen de arriba hacia abajo varias pulgadas. Si usted no tiene membrete, puede crear un buen documento busca a sí mismo, centrando la palabra "MEMO" en negrita los 2 o 3 pulgadas hacia abajo desde la parte superior de la página. La "A", "De:" y "Asunto:" se deben introducir en el margen izquierdo. El cuerpo de la nota es un solo espacio.
Use un pt 12. fuente que va a ser fácil para los destinatarios a leer. Times New Roman y Courier son de normas Bookman y Palatino son aceptables también.
Corrija su contenido a fondo antes de imprimirlo.
Fotocopias tantas copias como sea necesario y distribuirlos a los destinatarios.
Consejos advertencias
- Siempre que sea posible, mantenga su memo a una página. Con tanto como todo el mundo en una oficina tiene que ver, cualquier nota que va a múltiples páginas es probable que sea reservado para su posterior lectura y, finalmente, hará su camino a la parte inferior de la stack.If el contenido es de carácter urgente o es con respecto a una próxima reunión que necesitan para poner en sus calendarios, asegurarse de que esto se destaca en la línea de asunto para que sus lectores no se pierdan.
- Si el contenido de la nota es negativa o tal vez por escrito en el espíritu de un momento perturbador, déjela a un lado por unas horas o hasta el día siguiente y volver a leerlo.