Cómo crear un Plan de Comunicación Organizacional de la Sociedad Anónima
planes de comunicación, ya sean para uso interno o externo, deben fomentar la confianza y la confianza. Deben ayudar a la dirección y los empleados comunicar eficazmente entre sí y transmitir mensajes clave a las partes interesadas externas - proveedores, clientes e inversores. Escuchar a estos grupos de interés, entender sus preocupaciones y tomar nota de sus preguntas, y luego crear un plan de comunicación adaptado a sus necesidades. Diferentes planes de comunicación de la organización pueden tener diferentes mensajes, pero la creación de ellos implica algunos pasos básicos.
Llevar a cabo una evaluación de las necesidades. Documentar las necesidades de comunicación con suficiente detalle, incluyendo las zonas de especial sensibilidad y posibles reacciones del público. Por ejemplo, si se está preparando un plan de comunicación para un cierre de la planta inminente, comprender el impacto que podría tener sobre los trabajadores y su comunidad como parte de la evaluación de necesidades.
Definir los objetivos. Breve y claramente delinear los objetivos de su plan de comunicación. Los objetivos deben ser específicos, realistas y mensurables. Por ejemplo, si la empresa está a punto de anunciar una fusión, los objetivos podrían describirse como: "Asegurar que todos los empleados de la compañía, los accionistas y analistas financieros son conscientes de la razón anfitrión de una conferencia de prensa conjunta por la alta dirección de ambas compañías el día. del acuerdo formal. Tenga en cuenta todos los detalles relevantes de fusión en el sitio web de relaciones con los inversores ".
Analizar el público objetivo para dar forma a su mensaje. En el ejemplo de cierre de la planta, habría dos mensajes: uno para los empleados que se verán afectados directamente, y otro para la comunidad en general. Para las fusiones, las empresas suelen programar dos o tres presentaciones conjuntas: una para los medios de comunicación, uno de los analistas financieros que se dedica a los estudios financieros y un tercero para los empleados de las organizaciones respectivas.
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Decidir sobre el mensaje. Idealmente, debería haber uno o dos puntos clave, de lo contrario el mensaje puede llegar a ser confuso. En los ejemplos tanto el cierre de la planta y de fusión, el mensaje central sería la razón - por qué las acciones son necesarias en este momento particular. Sé optimista. Incluso en circunstancias económicas difíciles, busque una evolución positiva - por ejemplo, una nueva victoria cliente o un nuevo lanzamiento de producto - que puede servir como una inyección de moral para sus empleados.
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Plan de la entrega. Identificar al personal clave y asignar los recursos necesarios. Por ejemplo, si usted tiene la intención de implementar un nuevo sistema de tecnología de la información, puede que tenga que planificar el aula múltiple y sesiones de entrenamiento basadas en la Web. Esto también puede implicar sesiones de formación de formadores para un grupo de instructores que capacitan y asesoran a los demás empleados.
Evaluar la eficacia de su plan de comunicación. Una encuesta en línea simple o un cuestionario alojado en la intranet corporativa podrían ser suficientes. Algunas organizaciones contratan organizaciones de encuestas externas para estudiar sus empleados en iniciativas clave de comunicación corporativa. También puede obtener un sentido general al hablar con sus gerentes y empleados y evaluar si han escuchado y comprendido los elementos clave de su mensaje. Escuchar a los comentarios y preguntas de seguimiento para que pueda afinar el plan de comunicación.