Cómo responder a una carta solicitando información
Una respuesta eficaz a una carta solicitando información le da al cliente la información solicitada de inmediato, evitando términos superfluos o de relleno. En respuesta a las peticiones de los clientes para obtener información de manera oportuna aumenta la credibilidad de su negocio.
Apertura
Introduzca el nombre del cliente e información de contacto en la esquina superior izquierda de la carta, en el formato estándar de envío de cartas. Por ejemplo:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Debajo de la dirección del cliente, introduzca la fecha en que está la redacción de la carta.
Video: Cómo Redactar una Carta Informal en Inglés
Utilice primero el nombre del cliente para personalizar la carta en lugar del genérico "Estimado cliente". La primera línea después del saludo debe dejar que el hacerle saber que la carta es de hecho una respuesta a su solicitud de información: "Dear John, En respuesta a su solicitud de información..."
cuerpo carta
Tienen la carta del cliente delante de usted como usted elabora su respuesta. Leer la carta de nuevo para asegurarse de que comprende claramente la información que está solicitando. Si el que el cliente quiere más de una pieza de información, poner de relieve los diversos elementos para asegurarse de que no deja ninguna información hacia fuera. Luego, en el cuerpo de la carta, frente a cada elemento en formato de lista. En su caso, utilizar la bala-punto o elementos de formato de lista numerada que aparecen en el programa de software.
Clausura
Invitar al cliente a tomar medidas en base a la información que ha proporcionado y vuelvan a interactuar con su negocio, informa Cynthia Perun en Empresario. Si usted puede ayudar al cliente a cabo un pedido en línea desde su ubicación de la empresa, por ejemplo, invitarle a venir a la tienda a hacerlo. Incluya su número de teléfono de la empresa, dirección de correo electrónico y dirección del sitio web. Está bien repetir esta información en el cierre carta - e invitar al cliente en contacto con usted si necesita información de seguimiento.
Propina
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Erratas y errores gramaticales una mala imagen de su empresa. Antes de enviar cualquier correspondencia a los clientes, incluyendo las respuestas a las solicitudes de información, tienen su asistente administrativo o un compañero de trabajo corrigen las letras de al menos dos veces.