Cómo organizar un departamento administrativo
Cuando la tarea con el objetivo de organizar un departamento administrativo, lo mejor es centrarse en las formas más efectivas para mejorar la eficiencia, minimizar los residuos y maximizar los talentos individuales de los miembros del personal administrativo. Mientras que algunos procesos pueden variar dependiendo de las necesidades de la alta dirección y el tamaño de su oficina, puede aplicar las técnicas básicas para tener un funcionamiento más suave y la oficina más eficiente.
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Aumentar la eficiencia. Aplicar un enfoque centrado en el rendimiento de las actividades. Organizar las tareas diarias y semanales con un enfoque de alto rendimiento en lugar de la realización de largas listas de tareas.
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Estructura e integrar más importantes actividades administrativas de su oficina entre el personal directivo. el personal directivo de tareas con la gestión de informes de gastos y ofrecer apoyo administrativo a uno o más miembros de la dirección, en lugar de toda la oficina.
Delegar tareas administrativas, tales como abrir el correo, contestando teléfonos y escribir, al personal administrativo de nivel de entrada, incluyendo asistentes administrativos, secretarias y pasantes.
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Apuntalar las actividades que no benefician a toda la organización. Evitar actividades que no coinciden con los objetivos fijados por el personal de alta dirección. Por ejemplo, fuera de lugar la práctica de la programación de los arreglos de viaje personales de última hora o delegar la tarea a un miembro del personal de nivel inferior que puede recoger y soltar tareas sin que afecte negativamente el flujo de trabajo.
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El deseo de poner en práctica la gestión del cambio. Con frecuencia, la reducción es un componente necesario para el cambio en una oficina administrativa, sobre todo si un departamento administrativo no está funcionando de manera cohesiva para beneficiar a toda la organización. Una oficina llena de asistentes ejecutivos que trabajan individualmente para satisfacer las demandas de personal de alta dirección con independencia de las necesidades de organización es un ejemplo.