Trámite y procedimientos de contratación

Existen numerosos procedimientos y procesos de adquisición, pero hay algunos procedimientos que deben ser comunes a todos los departamentos de compras. Estos incluyen selección de proveedores, la información que solicita, de presentación de ofertas, evaluación de las ofertas, la adjudicación del contrato y la inspección. .

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Organizaciones generalmente tienen una lista preferida de proveedores aprobados que es mantenido por el departamento de compras. Se trata de empresas que han pasado por un proceso de selección y se encuentran para satisfacer mejor las necesidades de una empresa.

Cuando hay una necesidad de comprar artículos que los actuales proveedores preferidos son incapaces de origen, una empresa normalmente investigará el mercado. El requerimiento se enviará a los proveedores elegidos quienes se les pedirá a licitación. Para las solicitudes de bajo valor, una solicitud informal de información o una solicitud de una cita se envía a los proveedores identificados. Para los artículos de mayor valor, se seguirá un proceso de licitación completo. A menudo, esto puede tomar hasta seis meses a partir de la identificación de la necesidad de la adjudicación del contrato final.

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Proveedores normalmente se les pide que vuelvan sus ofertas a un oficial llamado por una hora y la fecha especificada. Las ofertas pueden incluir una descripción del bien o servicio del proveedor está ofreciendo, el costo propuesto para llevar a cabo el trabajo necesario o proporcionar los suministros necesarios, la información financiera de las empresas y cualquier pregunta que la organización ha pedido de compra del proveedor potencial.

Una vez que se devuelven las licitaciones / ofertas, una organización de compra por lo general tiene un tiempo determinado para la evaluación de la rentabilidad, tomar una decisión contrato e informar tanto a los proveedores correctos e incorrectos. Con anterioridad al envío de los documentos de licitación, una organización de compra desarrollará un criterio de puntuación contra el que se marcaron y se califican los candidatos. Consideraciones como el precio y la calidad son los criterios de puntuación habituales.

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Una vez que las ofertas no han sido evaluados y puntuados, los proveedores serán notificados con una aprobación o rechazo. proveedores exitosos también son notificados por escrito. Es una buena práctica de adquisición de ofrecer los proveedores sin éxito la posibilidad de una reunión de información. Esto les permite descubrir por qué su oferta no fue seleccionada y para comprender mejor las ofertas futuras.

Una vez que el servicio / la oferta ha sido entregado, la organización de compra comprobará que la calidad, cantidad y especificaciones se ha cumplido. En este punto, la organización emitirá pago. En muchos casos, es una práctica estándar para tener una reunión posterior al contrato entre la organización de compra y la organización proveedora. Proporciona una oportunidad para que cada lado para ofrecer respuestas y elaborar un documento post mortem para la contratación de actividades futuras.