Cómo planificar y priorizar

Tim y Jim fueron tanto la tarea de cortar un árbol en un día. Mientras que Tim saltó a la tarea en cuestión, Jim pasó el primer par de horas para afilar su hacha. Jim terminó de cortar el árbol hacia abajo más rápido y más eficientemente. Esta historia nos dice que es más importante hacer algo bien que hacerlo rápido. También es fundamental para mantener sus ojos enfocados en esa meta a largo plazo y trabajar sobre la mejor estrategia para lograrlo. experto en eficiencia y escritor Stephen Covey dice: “La clave es no dar prioridad a lo que está en su horario, pero para programar sus prioridades.”

Cosas que necesitará

Planificación y mantenerse organizado es la clave de la productividad. Cuando usted tiene un plan integral, es menos probable que se sienta estresado y estará en mejores condiciones para lograr sus objetivos. Es importante establecer los objetivos que planea lograr. Una vez que tenga los objetivos definidos, a continuación, debe desarrollar una estrategia para alcanzarlos. Aunque la definición de objetivos es una tarea importante, es sólo una parte del proceso de planificación y priorización. Un desafío más grande es saber por dónde empezar y cómo proceder. Para lograr esto, hacer una lista de todos los pasos que debe llevar a cabo para lograr un objetivo particular.

Una lista completa de tareas puede hacer que su objetivo aspecto aún más abrumadora, por lo que es fundamental dar prioridad a las tareas. Haga una lista de criterios para cada tarea para ayudar a evaluar su urgencia e importancia. En su libro "Primero lo primero", Stephen Covey habla de una matriz de tiempo. Con este método, se realiza una clasificación de sus tareas a caer bajo uno de los cuatro cuadrantes: Cuadrante 1: Urgente e importante Cuadrante 2: Importante pero no urgente Cuadrante 3: urgente pero no importante Cuadrante 4: Ni importante ni urgente

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Idealmente, usted debe aprender a manejar su trabajo de forma que rara vez tiene tareas en el primer cuadrante. Sin embargo, las crisis pueden surgir y puede ser necesaria una cierta cantidad de extinción de incendios. Estas son las tareas que abordar como la más alta prioridad. A continuación en la prioridad sería tareas en el cuadrante dos. Mantenerse en la cima de éstos ayudaría a evitar tareas de entrar en el cuadrante uno. Tareas que se posan en el cuadrante tres indican la falta de preparación y una incapacidad para establecer prioridades. Cuadrante de cuatro incluye tareas que generalmente hacen perder tiempo y debe ser evitado. Minimizar y / o evitar las tareas en los cuadrantes tres y cuatro permitirá dedicar más tiempo a las tareas en los cuadrantes uno y dos y con ello mantener la eficiencia.

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Aunque la mayoría de nosotros parece ser serios acerca de nuestras citas y reuniones, otras tareas a menudo sólo flotan no programada. ¿Cómo podemos evitar interrupciones y otros cuadrantes de tres -cuatro y actividades para mantener la concentración? La mejor solución es reservar su tiempo. tiempo libro para todas sus tareas de alta prioridad y mantener un tiempo abierto todos los días para las actividades de creación de redes. Una vez más, estos deben ser importantes pero no urgentes actividades en el cuadrante dos, tales como la tutoría y la construcción de relaciones.

Otro método efectivo es programar un tiempo de "no molestar" todos los días. Haga que su equipo de trabajo con usted a la ranura a cabo este momento y lo utilizan para hacer frente a las tareas críticas que necesitan atención ininterrumpida.

Un medio eficaz para la gestión del tiempo es gestionar de manera eficiente el pico y no pico de productividad veces en un día. Más a menudo que no, el tiempo de alta productividad es temprano en el día. tardes temprano durante la bruma después del almuerzo tienden a ser menos productivos. Programar reuniones en este momento para utilizar eficazmente su tiempo. De esta manera, tanto el pico y las horas no pico de productividad se logró obtener los mejores beneficios.

Un aspecto importante y crucial de la planificación y priorización es aprender cuándo y cómo decir no de manera efectiva. Aunque es tentador para responder a la llamada de su amigo, dejando que suene mientras que frente a sus prioridades podrían ser la cosa más inteligente que hacer. Sin embargo, es difícil decir “no” a una reunión innecesaria, que el tiempo es mejor gastado en tareas más críticas en la mano. Aprende a apreciar su tiempo, así como conseguir que los demás hagan lo mismo.