Cómo Alfabetice Archivos
Sí, ha aprendido a hacer esto en la escuela primaria - o lo hizo? En el mundo real, hay prefijos a los nombres a tener en cuenta, números en los nombres de empresas y otras empresas conocidas únicamente por las siglas de sus nombres anteriores. De repente, la presentación alfabéticamente se vuelve un poco más complicado. Con el fin de no "perder" un archivo que está en algún lugar, pero no en el que el primer pensamiento, se necesita un sistema. Si comparte estos archivos con los demás, el sistema tiene que ser sencillo y fácil de comunicar. Presentación se realiza mediante unidades. La primera unidad es generalmente el apellido de una persona. Si dos personas comparten el mismo apellido, se avanza a la segunda unidad, que es su nombre de pila. Si comparten tanto, se avanza a la tercera unidad, como por ejemplo un nombre o inicial.
Transponer nombres de las personas al presentar utilizando el siguiente sistema: apellido, nombre de pila o, segundo nombre inicial o inicial. Por ejemplo, John Q. Public sería presentada como "Pública, John Q."
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Añadir prefijos a los apellidos de apellido para hacer una palabra y el archivo en orden alfabético. Por ejemplo, John P. De Pública sería presentada como "DePublic, John Q."
Presentar un nombre confuso, como está escrito cuando no se puede distinguir el nombre o el apellido. Por ejemplo, Jon P. John sería presentada como "John, Jon P."
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Combinar apellidos con guión y compuestas para formar una unidad y presentar adecuadamente. Por ejemplo, John Q. Doe-pública sería presentada como "Doe-Pública, John Q."
Presentar los títulos que son una parte intrínseca de un nombre y en ausencia de un apellido como la primera unidad. Por ejemplo San Juan Q. sería presentada como "Santo, John Q."
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Los nombres de archivo completos con títulos con el título como la última unidad. Por lo tanto, el padre John Q. Public sería presentada como "Pública, John P., Padre."
Presentar otros títulos y nombres de apéndices tales como Sr., Jr., señora, o Ph.D. como la última unidad. Por ejemplo, John Q. Public, Jr. sería presentada como "Pública, John P. Jr."
Presentar los nombres de empresas que comienzan con un título como está escrito. Por ejemplo, “Dr. Pepper Bottling Company" primero debe ser presentada como "doctor", entonces por "pimienta", etc.
Presentar todas las abreviaturas en los nombres como si fueran explicadas. Los ejemplos incluyen "Santo" para St., "Fuerte" para Ft. y "Fabricación" para Mfg.
Presentar un negocio como por escrito, con dos excepciones: Si el nombre es el de un individuo, el archivo por el apellido primero, o si es tan bien conocido el nombre de la empresa que siguiendo la regla podría causar confusión. Por lo tanto, el P. John Empresa pública sería presentada como "Pública, John P. Company." Sin embargo, Marshall Fields Company sería presentada como "Marshall, Campos, la empresa".
Presentar un nombre de empresa hecha de dos o más de los apellidos como escrita, con cada nombre considerado como una unidad discreta. De este modo, la empresa "pública, Doe Jones" sería presentada como `Público`, a continuación, como `Doe`, y finalmente como `Jones`.
Presentar un nombre de empresa formada en un principio por las letras, con cada letra como una unidad diferente. Por ejemplo, "WOW diversión" sería presentada en el orden "W" y luego "O" y luego "W." "Diversión" sería la última unidad.
Presentar cualquier empresa con apóstrofes posesivos o plural como si fueran ausentes. Por ejemplo, "Club de Hombres" sería presentada como "Hombres" y luego "club".
artículos de la indiferencia, conjunciones y preposiciones cuando la presentación, a menos que el artículo, conjunción o preposición es una parte intrínseca del nombre. Por ejemplo, el final de un día largo sería presentada como "Fin", "largo" y el Día." Los Cardenales de Stanford, sin embargo, sería presentada como `El`, `Stanford` y por último `cardenales`. Otra excepción es cuando comienzan las preposiciones un nombre. la canción "Under the Boardwalk" se presentó por primera vez bajo "bajo" y, en "Boardwalk".
Presentar nombres numéricos como si estuvieran escritas y dan los números de más de dos dígitos de su valor numérico adecuado. Por ejemplo, "El 900 Club" se presentó por primera vez en "Nine", a continuación, en "Cien" y finalmente en "club".
Consejos advertencias
- Si una ubicación de archivo es un tanto confuso --- como en la situación dos primeros nombres --- poner un archivo ficticio o una hoja de papel de color referencias cruzadas de la otra opción.
- A menos que quiera pasar una hora o así que buscando un archivo mal archivado, volver a presentar sus archivos correctamente. Cualquier sistema de archivo es inútil si no se usan de manera habitual.