Conceptos básicos de mantenimiento de registros

Como propietario de una pequeña empresa, es fácil mirar el mantenimiento de registros como simplemente otra tarea incómoda que le guarda de su trabajo real de la provisión de bienes y servicios de calidad para sus clientes. Sin embargo, el mantenimiento de registros realmente puede ayudar a comprender su negocio más plena y tomar decisiones críticas que afectan a su cuenta de resultados.

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Muchas de las entradas se hará en su sistema de registro tienen su origen en los recibos y papeleo que usted maneja diariamente durante el curso de la operación de su negocio. Estos incluyen los recibos que recibe de todas las compras y los gastos del negocio, tales como suministros y facturas de servicios públicos. También se incluyen los registros de ventas de negocios, tales como facturas de los clientes y dinero en efectivo en registros totales diarios de ventas. Otros documentos importantes de mantenimiento de registros incluye registros de nóminas y hojas de tiempo empleado. Guardar todos estos registros, incluso si no se refieren a ellos de inmediato.

El éxito de mantenimiento de registros depende del desarrollo y mantenimiento de sistemas. Una hoja de cálculo de un libro de contabilidad para registrar y clasificar sus gastos es un sistema de registro, ya que es una caja de zapatos para guardar los recibos de compra o un registro de caja chica para registrar las compras pequeñas, intermitentes. sistemas de registro de negocios pueden ser muy simples o muy complejos. Desarrollar sistemas de mantenimiento de registros que coinciden con la escala de las actividades de su empresa, así como su propia capacidad de mantenerlas. Por ejemplo, un negocio con un solo empleado puede ir mejor con un diario escrito a mano nómina de una base de datos elaborada.

El mantenimiento de sus sistemas de registro de negocios, a intervalos regulares, que corresponde al número de transacciones y registros que maneja su empresa. Un negocio de carpintería en el hogar es probable que tenga que actualizar sus registros de contabilidad con menos frecuencia que una distribución de compra y venta a través de cientos de cuentas. Por lo menos, actualizar sus registros de contabilidad antes de que usted tiene que pagar impuestos a las empresas, ya que la información que usted proporciona en sus formularios de impuestos se basa en los datos de registro.

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Utilice sus sistemas de registro como oportunidades para hacer preguntas acerca de la naturaleza y la salud de las finanzas de su empresa. Por ejemplo, si usted se encuentra una escasez crónica de dinero en efectivo, se acerca a su proceso de mantenimiento de registros como una herramienta para descubrir por qué persistentemente encuentra este problema e identificar dificultades, como si se está gastando demasiado en un aspecto específico de las operaciones de su empresa. Observar las tendencias en el tiempo y utilizar la información que ha deducido con el fin de introducir mejoras prácticas en curso.