Cómo organizar eventos de la conferencia
eventos de la conferencia son muy interesantes, pero requieren de mucho trabajo y planificación. En muchos sentidos, la planificación de una conferencia es un trabajo ingrato. Para coordinar un buen evento, necesita tiempo, un equipo y un plan. Es necesario planificar la logística, actividades y asistentes de entretenimiento y ayuda con el alojamiento y el transporte. Tienes que ser astuto en la negociación, flexibilidad en la planificación y capaz de resolver problemas de manera creativa.
asistentes estimación. Con el fin de planificar adecuadamente el lugar, oradores, talleres y presupuesto, es necesario estimar el número de asistentes. Usted puede basar su estimación de quién va a invitar. Si usted tiene el registro de asistencia de los eventos anteriores, se puede utilizar eso para estimar.
Planificar su presupuesto. Si te gusta tu trabajo, tendrá que gastar sólo la cantidad de dinero que usted tiene. Usted necesita saber cuánto asignar para el lugar y otros gastos.
Esquema de su evento. Se realizará el evento conferencia de tres días o cuatro días? ¿Habrá un altavoz para el almuerzo y por la tarde? O va a tener ninguna eventos nocturnos en absoluto? En este punto, sus planes deben ser flexibles, pero es importante tener una idea.
Video: Cómo organizar una Conferencia de Prensa
Reserva tu sitio. No es raro que los centros de conferencias a ser reservados con años de antelación. Decidir la hora de negociar el contrato si desea restauración de la casa.
Video: Como Organizar una Conferencia|Planificador de eventos
Enviar salvar la información actualizada. Una vez que tenga lugar su contrato, puede hacer que los invitados al tanto de cuándo y dónde será el evento. Si usted tiene un sitio web de la conferencia, actualizar las fechas en línea también.
altavoces de libros y de entretenimiento. Usted quiere tener la mayor cantidad de hablantes reservar tan pronto como sea posible. Esto le ayudará a finalizar los talleres y sesiones plenarias. Además, tienen altavoces de copia de seguridad porque, inevitablemente, las cosas van a resultar distinta a la esperada.
Rueda y trato. A medida que sus planes finalizado, puede empezar a hacer planes para patrocinios corporativos. Pedir a las empresas para patrocinar eventos, ofrecer premios o ayudar a promover su conferencia. También, en contacto con los hoteles locales para reservar descuentos para los asistentes. Si no adquirió catering, hacer arreglos para alimentar a los asistentes.
Configurar el registro. Ya sea que usted está aceptando inscripciones en línea, por correo o por teléfono, tener todos sus procesos para gestionar registros. Asegúrese de limar todas las torceduras y solucionar problemas de los procesos antes de tiempo.
Enviar invitaciones. Ahora que tiene los procesos y la información en su lugar, puede enviar invitaciones. Es conveniente enviar invitaciones por correo electrónico para eventos de la conferencia. Si tienes invitados VIP o especiales, se les puede enviar invitaciones por correo.
Esté preparado para cualquier cosa. El hecho de que el evento ha comenzado no significa que su trabajo ha terminado. Inevitablemente, tendrá que responder a las preguntas, solucionar un problema o averiguar dónde está algo.
Hacer una conferencia de cierre. El mejor momento para aprender de sus errores es cuando están frescos en su mente. Tómese un momento para evaluar con sus formas de equipo que se puede mejorar sobre el evento la próxima vez.