Cómo armar una Conferencia Altavoces

El trabajo de un organizador de eventos puede ser desalentador dado el número de detalles involucrados con la planificación y la organización de una conferencia de altavoces, pero si te gusta el reto de realizar múltiples tareas y son conocidos por ser un maestro en detalles malabares, usted estará bien preparado para la trabajo.

Cosas que necesitará

• Lugar de encuentro
• plan de copia de seguridad de emergencia

Comenzar a planificar su conferencia de altavoces al menos un año de antelación a más largo si las personas que tienen la intención de presentar como oradores invitados son de alto perfil hombres y mujeres cuyos calendarios llenar con años de antelación. Crear una lista de verificación del master que detalla todas las tareas que deben realizarse para traer oradores de la conferencia y los suministros, el equipo y las disposiciones que deben ser obtenidos a organizar el evento.

Reservar una sala de conferencias en un lugar de fácil alcance que está convenientemente situado cerca de los aeropuertos, transporte público, hoteles, restaurantes y otros servicios como empleados en estos lugares están capacitados para manejar multitudes conferencia 24/7. Pregunte a su abogado para redactar un contrato de habla estándar por lo que tiene un acuerdo legalmente vinculante con cada altavoz a aparecer y participar en el evento.

Trabajar en su agenda de la conferencia por lo que los altavoces están programadas a propósito. Asignar los altavoces más dinámicas para manejar las ranuras principales y finales para que los asistentes son excitados por las observaciones de la primera e inspirados por las palabras de la última. Informar a los hablantes de los límites de tiempo y de inculcarles la importancia de dejar tiempo para contestar preguntas.

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Pedido de suministros, mesas de inscripción, los arreglos para el alquiler de equipos, señalización, escudos y un sistema de recepción / dinero en efectivo de tarjetas de crédito para aquellos que no han comprado boletos por adelantado. Enviar un horario que confirma a la conferencia altavoces con varios meses de antelación a la fecha para que los participantes suficiente tiempo para hacer planes de transporte. Verificar las responsabilidades, por ejemplo, reembolsos de pasajes aéreos, alojamientos reservado previamente de su organización o límites de gasto per diem, y asegúrese de que los altavoces reciben una lista de eventos sociales a las que están invitados como parte de su visita.

Concebir un plan de copia de seguridad que cubre posibilidades catastróficas: la muerte o lesión de un altavoz o un cambio de sede de última hora. Asignar voluntarios para actuar como anfitrión y reserva la limusina de cada altavoz o los servicios de taxi para conducir altavoces alrededor si el transporte no está entre las responsabilidades del huésped. tareas de última hora completas como pedir aperitivos y cajas de agua para los altavoces.

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Muster su resistencia durante los últimos días pre-conferencia - si ayudas audiovisuales van a ir perdiendo, habitación de hotel confusiones han de ocurrir y aviones se retrasó, esto tiende a ser el momento en que las cosas se ponen fuera de control. Mantener su ingenio sobre usted y confiar en su lista de control maestro. Una vez que usted ha escrito postconference notas de agradecimiento a los altavoces, hágase un favor y tomar unas vacaciones. Se lo ha ganado.