Cómo planificar un presupuesto Conferencia

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Crear una lista de categorías de gastos e ingresos para su conferencia. Esta lista puede variar por evento, pero debe incluir aspectos tales como instalación de las tasas de alquiler, honorarios de oradores invitados o los honorarios, el entretenimiento, la restauración, la comercialización, las decoraciones, los costos de papel e impresión, seguridad y seguros. Los ingresos se incluyen cosas tales como derechos de inscripción y patrocinio de la reunión.

Hacer un presupuesto preliminar basada en el número de asistentes previstos y estimaciones de costos. Anote la cantidad máxima que usted piensa que son capaces de pasar por cada categoría. Al anotar la cantidad, también tenga en cuenta las categorías que tienen gastos que se “fija” o “variable.” Los gastos fijos tendrán un precio fijo Los gastos variables son aquellos que pueden fluctuar en función de asistencia. Un ejemplo de los gastos fijos son seguros, honorarios de los altavoces y las tasas de alquiler de las instalaciones. Un ejemplo de los gastos variables son el costo de los materiales de inscripción, o de alimentos y bebidas.

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Establecer una cuota de inscripción preliminar para su conferencia. Si tiene disponible el número de personas que asistieron a la conferencia anterior organizada por su grupo, usar eso como una línea de base en la estimación de cuántas personas van a asistir a esta conferencia.
Al determinar la tarifa, asegúrese de que la cantidad de registro, multiplicado por el número de invitados, cubre gastos tales como los costos de impresión y de papel para paquete de bienvenida de los asistentes, insignias, comidas y refrescos. También debe cubrir los costos fijos, tales como alquiler de habitación y honorarios de los conferenciantes.

Calcular los ingresos proyectados y prepararse para ajustar si los ingresos y gastos no se alinean. Por ejemplo, si prevé $ 20.000 en ingresos y $ 22,000 en gastos, buscar formas que puede reducir costos, a partir de los gastos variables. Eso podría significar cualquier cosa, desde la eliminación de un regalo de bienvenida a los asistentes como registros de entrada o el cambio de un desayuno buffet caliente de un desayuno continental.

Finalizar su presupuesto después de tener los totales de registro. Dividir sus gastos totales por el costo de la inscripción para determinar cuántos asistentes son necesarios para que un beneficio que se hizo o para el punto de equilibrio. Por ejemplo, si sus gastos son $ 22.000 y tiene una cuota de inscripción de $ 35 por persona, entonces necesitará 629 asistentes para cubrir sus costes. Si no tiene suficientes asistentes, a continuación, debe revisar sus gastos para determinar algunos de los nuevos recortes que usted puede hacer para reducir los gastos.