Cómo planificar un proyecto de Evento
Dependiendo del tamaño del evento, la planificación de un proyecto de evento requiere una inversión de tiempo y dinero. La clave para el éxito planeando un evento es tener ya sea fuerte capacidad de organización o de contratar a un equipo de expertos. Ejemplos de proyectos de eventos son talleres, debates y promociones.
Construir un equipo. Cada miembro del equipo debe tener una fuerte capacidad de organización y comunicación, así como estar disponible para las reuniones periódicas de actualización de progreso.
Crear una lista de tareas pendientes de los plazos. Esta lista debe incluir todas las tareas que deben realizarse para el proyecto evento. Asignar cada tarea a un miembro del equipo. Dependiendo del tipo de evento y la complejidad, utilizar un software de gestión de proyectos u hoja de cálculo para mantenerse organizado. Por ejemplo, si se utiliza una hoja de cálculo que puede tener una columna sea la tarea, la siguiente es que se le asigna a y después de la fecha límite. Incluido en la lista de verificación debería ser elementos tales como la contratación de proveedores, pedidos de suministros específicos, reservando la ubicación, la reserva de vuelo del orador, la organización de las comidas, las iniciativas de marketing y promociones que hay que hacer.
Monitorear el progreso. Verificar regularmente con miembros del equipo que están a tiempo para completar las tareas y que son conscientes de nada excepcional. Si se utiliza un software de gestión de proyectos u hoja de cálculo, que se actualizará con el progreso de cada miembro.
Video: 03 - Project 2010 "Planficación de un proyecto"
Video: 5 puntos para planear un evento exitoso
Preparar el presupuesto. El presupuesto debe incluir los costos que se anticipan, y tienen margen para gastos imprevistos. Sea realista sobre los costos y asegurarse de que cada miembro del equipo es consciente de lo que el presupuesto se deben cumplir. Si un miembro del equipo debe estar por encima del presupuesto de un elemento de la lista, a continuación, hacer que informan a usted por adelantado para su aprobación previa.