Cómo organizar una sala para una reunión de negocios

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Considere la función de las mesas de la sala y el lugar en consecuencia. Una reunión de estilo discusión debe utilizar un estilo de mesa redonda mediante la organización de mesas en un círculo o semicírculo, por lo que cada participante puede ver a todos los demás. Las presentaciones pueden utilizar una sala de juntas configurado con una gran rectángulo o colocar tablas más pequeñas en filas con cada participante en la misma dirección.

Organizar su asiento alrededor de las mesas de acuerdo a su diseño de la mesa usando cómodas sillas adecuadas para la duración de la reunión. sillas de plástico duro sólo deben utilizarse para reuniones corto (menos horas o) para mantener a los empleados centrados y cómodo. Coloque dos o tres sillas adicionales a un lado de la habitación en caso de que haya más clientes de lo previsto o se rompe una silla.

Coloque apoyos tales como podios, rotafolios, pantallas de proyección o la presentación de carteles en una zona claramente visible en la parte frontal de la habitación para que cada participante pueda verla fácilmente. Si usted va a utilizar folletos o carpetas, colocarlos en cada silla a lo largo de la mesa, o ponerlos a un lado para la distribución posterior de la reunión. No permita que estos elementos para el desorden del espacio de trabajo o hacen que se desplazan dentro de la habitación difícil, como apilarlos en el suelo.

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Desactivar el timbre de los teléfonos en la habitación para evitar disruption- sin embargo, no desconecte el teléfono para permitir llamadas salientes en caso de una emergencia. Si se utilizan ordenadores para la reunión, agrupar los cables con bridas para evitar que se enrede con los pies y la cinta de ningún cable a la baja que se ejecutan a través de pasarelas.

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Agregar iluminación adicional más allá de la iluminación de arriba a la habitación para suavizar la atmósfera y hacer que las reuniones más largas forzar menos visualmente. Set lámparas en las mesas laterales en los que no estarán en la forma o el bloqueo de puntos de vista, pero evite las velas, que pueden emitir una luz suave y aroma pero puede representar un peligro.

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Establecer una pequeña área de servicio de comida en un rincón de la habitación oa lo largo de una pared cerca de la puerta para el suministro de alimentos, refrescos, café o un aperitivo de agua embotellada como galletas, brownies, o frutas y bandejas de carne. Si el uso de alimentos para las reuniones largas, evitar los alimentos ricos en azúcar, y asegurarse de que no es un cubo de basura cerca de la zona de servicio para mantener la tabla clara y ordenada cuando el tiempo de comida ha terminado.