¿Cuánto tengo que reembolsar a mis empleados para su millaje?

Los empleados que ponen una gran cantidad de millas en sus propios vehículos en el desempeño de su puesto de trabajo incurren en costos significativos. HR héroe dice que reclutar y mantener buenos trabajadores para su negocio significa que necesita para compensarlos por los gastos de conducción. Los empleadores suelen pagar una tasa predeterminada por milla. Mientras que su negocio cumple con las reglas del Servicio de Impuestos Internos, tales reembolsos de kilometraje son gastos deducibles de negocios.

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El reembolso de kilometraje es una idea simple, el sentido común. En lugar de tratar de recoger todos los recibos de gas y otros registros necesarios para realizar un seguimiento de los gastos reales del vehículo, se puede pagar una cantidad por milla que se aproxima al costo de conducir un coche. El IRS hace fácil mediante el establecimiento de una tarifa estándar para el kilometraje de negocio basado en el coste medio de la operación del vehículo de motor. Por ejemplo, en 2015 la tasa estándar fue de 57,5 ​​centavos por milla. Esta cantidad estándar permite el coste operativo total, incluyendo gastos como combustible, depreciación, reparaciones y seguros. El IRS no requiere registros de los costos reales cuando se utiliza la tarifa estándar. Negocios Recursos Legales dice que la mayoría de los empleadores que pagan los reembolsos kilometraje adoptar la tasa estándar o una cantidad muy cerca de ella.

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política de reembolso de millas de su organización debe cumplir con los criterios del IRS para los pagos que se consideran gastos de negocios y la compensación no tributable recibida como empleado. El kilometraje puede ser reembolsado sólo para los viajes que está directamente relacionada con el desempeño de funciones de trabajo. Ir y venir del hogar y un lugar de trabajo habitual no es el kilometraje cualificado. Sin embargo, viajar entre una oficina en casa y otro sitio de trabajo o entre el hogar y el lugar de trabajo temporal puede ser elegible el kilometraje, tal y como se conduce entre múltiples lugares de trabajo. Si su organización paga por adelantado los gastos de kilometraje, los empleados tienen que devolver cualquier porción no utilizada.

Cuando los empleadores reembolsar los gastos de conducción basado en el kilometraje, la única documentación que el IRS requiere es un registro de cada viaje. Esto generalmente se logra dando instrucciones a los empleados para mantener un registro de kilometraje. Las lecturas inicial y final del odómetro para cada viaje se deben incluir en una entrada de registro, junto con la fecha. El motivo del viaje y el itinerario debe indicarse. Los empleados deben presentar sus registros de kilometraje en un horario regular para el reembolso.

El IRS cuenta los reembolsos pagados a una tasa igual o inferior a la tarifa estándar como gastos de negocios. Los reembolsos no están incluidos en la compensación del empleado en formularios W-2. Sin embargo, si un empleador decide pagar más de la tarifa estándar, la diferencia es la compensación y se incluye como ingreso gravable en W-2. Las tarifas de estacionamiento y peajes no se tienen en cuenta en la tarifa estándar. Los empleadores pueden optar por reembolsar a los empleados para estos costos como gastos de negocios, además de pagar la tarifa estándar para la conducción relacionada con el trabajo.