Cómo pagar a los empleados por kilometraje del gas

A menudo es rentable para un empleador para preguntar a los empleados para conducir su propio coche cuando en el trabajo, en lugar de invertir en vehículos propiedad de la compañía. Sin embargo, esto impone un costo en el empleado. Organizaciones con frecuencia pagan los reembolsos de kilometraje para atraer y mantener buenos trabajadores. Siguiendo las pautas del Servicio de Impuestos Internos para el reembolso de los costos operativos de los vehículos basado en el kilometraje ofrece tanto para el empleador y el empleado con importantes ventajas fiscales.

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Cada año, el IRS publica una tarifa estándar actualizado para el reembolso de millaje deducible de impuestos. La tasa refleja el coste medio de explotación de vehículos de motor como los coches, furgonetas y vehículos utilitarios deportivos. Por ejemplo, la tarifa estándar para el año 2015 es de 57,5 ​​centavos por milla. El IRS establece la velocidad a un nivel que cubre no sólo la gasolina, pero los costos de operación normales, incluyendo seguros, licencias y mantenimiento. Los empleadores pueden realizar un seguimiento de los gastos reales del vehículo, pero en general no lo hacen, ya que con la tarifa estándar hace que el mantenimiento de registros adicional innecesaria. El tipo general no cubre artículos como estacionamiento o peajes comisiones. Los empleadores pueden reembolsar estos costos como gastos de negocios, pero deben ser manejados como elementos separados.

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Los empleadores sólo pueden pagar reembolsos kilometraje exentas de impuestos para la conducción relacionada con el trabajo. Esto significa que un empleado no puede hacer diligencias personales y aún reclamar el viaje como un gasto de negocio. Por ejemplo, un viaje para reunirse con clientes es deducible, pero tomando un viaje de lado para hacer un depósito bancario personal no lo es. Además, la conducción entre el trabajo y el hogar cada día no es deducible de los viajes. A veces los empleadores paguen por adelantado el kilometraje, sobre todo para los largos viajes de negocios. Cuando se hace esto, el empleado debe devolver cualquier cantidad no utilizada.

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requisitos de documentación reembolso de millaje del IRS son simples cuando se utiliza la tarifa estándar. Esto se debe a que la tasa estándar cubre todos los gastos normales de funcionamiento, por lo que un empleador no está obligado a realizar un seguimiento de los costos como el gas y las reparaciones. Un empleado debe proporcionar un registro de viajes de trabajo. Por lo general, mantienen un registro de kilometraje y deben presentarlo para su reembolso en un horario regular. Cada entrada de registro tiene que incluir las lecturas iniciales y finales del odómetro. Las entradas también deben proporcionar una breve descripción del propósito y destino del viaje.

Si un empleador paga un empleado más de la cantidad permitida, el exceso de compensación está sujeto a impuestos y debe continuar W-2, como tal, del empleado. De lo contrario, el reembolso de millaje es un gasto comercial deducible para el empleador. El empleado no tiene la obligación tributaria para el reembolso hasta la tarifa estándar, y el dinero no se informó como compensación en el formulario W-2. Cuando los empleadores optan por pagar una cantidad menor, los empleados pueden amortizar la diferencia en sus declaraciones de impuestos.