Cómo escribir una nota sobre los archivos perdidos

Escribir una nota a decir a los empleados acerca de los archivos perdidos. (Imagen: Erik Snyder / tamaño natural / Getty Images)

Hay cosas específicas que se pueden comunicar con otras personas en su lugar de trabajo mediante el uso de la distribución de notas. Un memo es generalmente comunicando algo importante que los compañeros de trabajo y por lo general se distribuye a por lo menos más de una persona dentro de la empresa. Un memorando también se puede utilizar para que todos sepan acerca de algo urgente, tales como archivos perdidos. Archivos perdidos pueden afectar el funcionamiento de la empresa y los trabajadores deben ser alertados sobre el problema y cómo pueden ayudar a la mayor brevedad posible.

Completar el encabezado de la nota sobre los archivos perdidos. Esto incluye una línea para la fecha, el tema, que la nota es y de quién es. Estas líneas están etiquetados como “Date”, “Asunto”, “A” y “De”. El tema debe al menos decir “archivos perdidos”, pero también puede describir qué archivos están perdidos.

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Explicar el tema brevemente en el primer párrafo directamente debajo de la cabecera. Esto definitivamente debe incluir los archivos que se pierden, como los archivos de un cliente o proyecto específico. También puede incluir cómo cree que los archivos se perdieron, en los que podrían ser, y lo urgente que es encontrarlos.

Describe más sobre el problema en la siguiente sección. Obtener más detallada acerca de los archivos perdidos en este punto. Es posible suministrar detalles sobre el cliente o proyectar los archivos están a favor o en obtener más información acerca de cómo los archivos pueden ser buscados por los empleados. En este punto, dar una fecha específica los archivos deben ser encontrados.

Diga a los receptores de la nota exactamente lo que quiere que hagan en la sección final. Esto debería ser elementos de acción específicos, como la búsqueda en la base de datos X o ir a través de todos sus archivos personales en caso de que guardó los archivos perdidos en su computadora o unidades flash compañía. Repita la fecha en que los archivos deben ser encontrados.

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Revisar la nota. Asegúrese de que usted no incluyó ninguna información sensible acerca de los archivos que no debería haber un registro escrito de. También, asegúrese de que ha articulado la importancia de encontrar los archivos perdidos con claridad.