Cómo contestar las preguntas en estilo Memorando
En muchos lugares de trabajo, memorandos sirven como un medio conveniente y eficaz de comunicación. Al responder preguntas en un memorándum, en lugar de en la comunicación cara a cara, puede tanto aumentar el número de trabajadores que alcanza su respuesta y proporcionar a los trabajadores un documento físico o electrónico para hacer referencia más adelante en caso de que se olvide la respuesta que diste. Para asegurarse de que su nota es lo más eficaz posible, dar formato a su comunicación correctamente, y con cuidado componer con su audiencia en mente.
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Crear un encabezado memorando. Incluir la "Fecha:", seguido de la fecha completa en la que usted está enviando su nota: “Para:” con una explicación de lo que va a enviar el memorando a “De:” con su nombre, y “Asunto:” con una descripción concisa de la materia. Si la preparación de su memorándum a través de correo electrónico, esta partida será seguramente ya estarán en el lugar para ti. Si vas a escribir su nota, coloque toda esta información en la parte superior de la nota, alineado a la izquierda.
Coloque la pregunta en la línea de asunto. Si la pregunta que se está dirigiendo era demasiado largo, condensarlo acortando en una frase de dos o tres palabras significativas. Si va a hacer frente a más de una pregunta en su memorando, enumerar el tema de las preguntas, seguido de “control de calidad” para alertar a los empleados al contenido de la nota. Al colocar esta cuestión o la notación de control de calidad en la línea de asunto, se hace más fácil para los empleados para encontrar la nota en caso de necesitar hacer referencia a ella más tarde.
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Responder a la pregunta o preguntas de forma concisa todavía con claridad. Los empleados quieren las respuestas a sus preguntas, no senderismo detallado. Al mantener su respuesta clara y definitiva, se puede aumentar la probabilidad de que los lectores puedan entender la respuesta y responder con eficacia a la misma.
Diga a los trabajadores a los que deben ponerse en contacto si necesitan información adicional. Si desea aclarar cualquier confusión con respecto a las preguntas a ti mismo, pedirles que hablar con usted. Si hay otro departamento dentro de su negocio que sería mejor adaptado a responder a preguntas sobre el tema, diga a sus empleados para hacer referencia a un individuo específico dentro de este departamento, e incluir información de contacto de este individuo.