Cómo escribir una nota formal con gabinetes y iniciales
Escribir una nota formal es una manera eficaz de comunicarse dentro de una empresa. Escriba una nota con una voz autorizada que tiene la intención de informar en vez de intimidar al lector. Información de consulta incluido con el memo se conoce como un archivo adjunto y recintos se incluyen típicamente con letras. Una nota oficial incluye secciones específicas e incluye tanto las iniciales del asistente al final del escritor y. Aunque la mayoría de las notas son una página o menos, recuerde incluir un párrafo de resumen al final de la nota si se trata de más de una página.
Contenido
Cosas que necesitará
- Adjuntos en la nota (si es necesario)
Cree el encabezado de la nota, que incluye "A", "Desde" y "secciones sujeto". Decidir quién debe recibir una copia de la nota. Si se incluyen archivos adjuntos, decide que necesita para obtener los archivos adjuntos, y que sólo necesita una copia de la nota para que estén al tanto de la información y que los accesorios se han distribuido (por ejemplo, un administrador puede haber creado el archivo adjunto y no necesariamente necesita una copia). Incluya los nombres de todos para conseguir la nota en la sección "A" del título. Personas a las que desea copiar ir en la parte de "cc" de la nota al final de la nota. También puede haber personas a las que desee informar de forma privada en la nota. Estos recipientes serán "ciega copiar." Se les dará una copia de la nota, pero no listadas en bolsa en las secciones de "cc" "A" o.
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Escribir el cuerpo de la nota clara y concisa. Use un lenguaje directo y formal, pero mantener la nota de sonar intimidante o despectivo. notas más largas deben incluir títulos de los párrafos para que sean más fáciles de leer.
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Terminar la nota. A la conclusión del cuerpo de la nota, las iniciales del autor debe aparecer, con las iniciales del asistente después de una barra "xx / yy". las iniciales del autor se capitalized- el ayudante de están en minúsculas. Debajo de eso, dos espacios abajo, deben ser los "Anexos (x)" de palabras con el número de archivos adjuntos incluidos entre paréntesis si hay más de uno. A continuación, una lista de las personas que desea copia en papel carbón, o "cc". Debe estar en un formato de lista. Las personas que son ciegas copiado deben ser escritas a mano en sus copias. Asegúrese de incluir el "BCC" para que sepan que han sido copiados de forma anónima. El autor de la nota debe poner sus iniciales por su nombre en la sección "De" del encabezado antes de que se distribuye la nota.
Consejos advertencias
- Mantenga una copia extra o dos de la nota en un archivo con los archivos adjuntos en caso de que alguien más tiene que ser añadido a la lista de distribución.
- Revisar la nota de los errores tipográficos que se pierda correctores ortográficos (forma / hasta).
- La mayoría del software de procesamiento de textos incluye una plantilla de memorando si su empresa no ha especificado que se debe usar.
- Asegúrese de que incluye todos los destinatarios de la sección "A" de la nota.
- Memos sólo deben utilizarse para las comunicaciones internas de la compañía. La comunicación con los proveedores o clientes debe ser escrito en un formato de carta.