Cómo ejecutar una buena recepción
En un puesto de recepcionista, una persona es responsable de ejecutar la recepción sin problemas y eficientemente, mientras que en representación de la empresa. Después de todo, la primera persona que se ve cuando entras en un negocio por lo general es la recepcionista. En ser un recepcionista efectiva, una persona debe poseer un buen conocimiento de las habilidades administrativas y de oficina y comunicación interpersonal.
Contenido
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Saber cómo funciona todo un ordenador. Para ejecutar una buena recepción, una persona necesita la capacidad de navegar bien un ordenador. Una gran cantidad de ser un recepcionista consiste en responder a mensajes de correo electrónico, la impresión de las agendas semanales y distribución de avisos a los funcionarios. Algunos programas que son útiles para recepcionistas sepan incluyen Microsoft Word, Office PowerPoint, Excel, QuickBooks y acceso. Al escribir rápidamente y con precisión es también una ventaja.
Abordar los problemas de frente. Una gran parte de ser un recepcionista eficaz es saber cómo manejar los problemas de manera eficiente y de manera oportuna. habilidades de pensamiento crítico rápidos son una herramienta imprescindible, si usted necesita para manejar un atasco de papel de la impresora o su jefe de llegar tarde a una reunión crucial en otra ciudad.
Comunicarse de manera efectiva con los demás. Trabajando recepción es una posición ideal para las personas que poseen personalidades brillantes, amistosos y fuertes habilidades interpersonales. El trabajo no es ciertamente para los antisociales. Para ser una recepcionista, tiene que ser capaz de comunicarse de manera clara y concisa con otras personas. También es vital para mantener siempre una actitud compuesta, relajado y profesional, no importa cómo agitado o abrumado que se encuentre.
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Utilizar el teléfono como un profesional. En la recepción, el teléfono tiene que ser su mejor amigo. Recepcionistas pasan una gran parte del día en el teléfono, ya sea tomar abajo mensajes para el jefe, dirigir las llamadas al personal de líneas individuales de los miembros o el establecimiento de llamadas de conferencia. Para trabajar el teléfono de manera adecuada, una recepcionista tiene que hablar siempre en un tono educado, evitar comer mientras se habla, se abstenga de utilizar un lenguaje pobre y muestran una preocupación genuina para ayudar a la persona en el otro extremo de la línea.
Mostrar un agudo sentido de la organización. Capacidad de organización son esenciales para el funcionamiento y la recepción. Al ser un recepcionista es todo acerca de la multitarea. A veces, puede ser responsable de manejar una docena de cosas a la vez, de mantener a alguien en espera de hablar con alguien esperando por una cita para el envío de faxes y escribiendo hasta facturas. La posición puede ser caótico, pero una recepcionista experto tiene que tener la capacidad de manejar con seguridad.
Consejos advertencias
- Sea flexible y complaciente. Para brillar como recepcionista, es necesario tener una disposición a asumir nuevas funciones y ir por encima y más allá, incluso si no es parte de su descripción de trabajo. Si el interno está fuera para el día, y una gran reunión se aproxima, no dude en ir en una carrera de café rápido para los ejecutivos de oficina.