Cómo escribir una carta de cobro

Escribir cartas de cobro a los clientes que no pagan es una tarea inevitable de todos los propietarios de negocios. Para aumentar sus probabilidades de cobrar lo que se le debe, diseñar una política de pago detallada antes de emitir el tacto y el uso de crédito y profesionalismo al intentar cobrar cuentas vencidas.

Antes de permitir que un cliente o cliente diferir el pago, pagan a crédito o de pago después de la entrega de productos o servicios, desarrollar una política de pago que describe sus términos. Esto debe incluir detalles sobre cuándo se tiene en cuenta un pago vencido, como por ejemplo 10 días o 30 días después de la emisión de una factura. También debe incluir detalles acerca de lo que sucederá si no pago continúa, como la emisión de sanciones y multas por retraso, interrupción de los servicios o tomar acciones legales.

Consulte el acuerdo contractual con el cliente en la redacción de su carta de cobro. Hacer referencia a la orden, el número de factura, la fecha del servicio o compra y la fecha en que el pago original se debió. Si hubo intentos anteriores para recoger, hablar de esos también, y dar al cliente un total que incluye sanciones. Por ejemplo, “Su orden de 1.000 botellas de agua fue emitido el 1 de octubre y una factura por $ 250 fue emitida a través de Correo electrónico 3 de octubre con fecha de pago el 3 de noviembre Su cuenta es ahora de 30 días vencidos y su cuenta se ha evaluado una $ 25 tarifa, por lo que su saldo pendiente $ 275, pagadero inmediatamente “.

Mientras que algunos clientes que no pagan pueden esquivando sus facturas, otros pueden haber olvidado su fecha de pago o tienen problemas de flujo de efectivo graves. Dar a los clientes el beneficio de la duda al escribir cartas de cobro para evitar poner a la defensiva. Por ejemplo, “Entendemos que pueden surgir circunstancias imprevistas y estamos comprometidos a trabajar con usted para resolver este asunto.” Este enfoque no insulta al cliente, pero deja claro que el pago debe hacerse independientemente de las circunstancias.

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Adjuntar a su escrito copias cobro de las facturas emitidas con anterioridad, correspondencia anterior sobre el tema, una copia de cualquier contrato o acuerdo firmado por escrito y extractos de su política de pago. Si usted está dispuesto a negociar sobre el equilibrio o aceptar pagos parciales, delinear los términos específicos de su oferta. Proporcionar un número para llamar si el cliente tiene preguntas e incluir un sobre con su dirección y pre-pago para el pago fácil.

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Si los repetidos intentos de cobrar las cuentas vencidas no prueba fructífera, tiene la opción de tener un abogado envía la carta de cobro en su nombre. Su abogado puede recomendar amenazas de corte de reclamos menores, una referencia a una agencia de cobros, informes de crédito u otras acciones legales. Sopesar el costo-beneficio de lo que sería necesario para la granja a cabo sus esfuerzos de recolección a un profesional del Derecho frente a la cantidad que potencialmente puede cobrar a su cliente. Por ejemplo, el uso de un abogado para escribir una carta de recogida para un billete de $ de 50 se pudieron no ser rentable, pero empleando la ayuda profesional para la recolección en una cuenta de $ 10.000 es casi seguro que valdrá la pena el gasto.