Cómo sostener reuniones eficaces
Oliver Wendell Holmes dijo una vez, “No me gusta ser colocado en comités. Ellos siempre están teniendo reuniones en las cuales la mitad están ausentes y el resto de retraso.”En su momento de frustración, Holmes revela la naturaleza caótica que a menudo acompaña a las reuniones. Este caos todavía existe en la actualidad de reuniones, ya sea en el trabajo, en casa o en el juego. Con una planificación cuidadosa, sin embargo, llena asistencia y participación pueden surgir. La celebración de una reunión eficaz y exitoso vigoriza y une a colegas, familias y amigos. las decisiones importantes de una reunión pueden convertirse en acciones importantes y significativas.
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Decida lo que quiere discutir, a quien desea invitar y cuáles son las metas que espera lograr en su reunión. Asegúrese de que usted invita a los miembros clave que ayudarán a tomar decisiones y asumir las responsabilidades que resulten necesarios como consecuencia de su reunión.
Preparar una agenda que incluye puntos clave de discusión y todos los elementos que los asistentes que lleven a la reunión. Una el programa en la invitación a la reunión y también incluyen de inicio y final y la ubicación. Incluir un número de teléfono de marcado si se planea una conferencia de llamada- incluye una dirección de Internet si tiene previsto un seminario.
Preparar las diapositivas y folletos de presentación, si es necesario. Haga suficientes copias de los folletos para todos los asistentes.
Llegar a su reunión a primera hora de probar y configurar la tecnología, tales como un teléfono o un proyector. Tener todo listo antes de la reunión asegura que se puede comenzar a tiempo.
Comience su reunión con prontitud en el acordada día y la hora. Designe a alguien para tomar notas. Tener notas exhaustivas, o minutos, ayuda a todos a recordar lo que discutieron durante la reunión. Minutos son especialmente beneficiosos durante los proyectos a largo plazo, ya que crean una línea de tiempo de las reuniones periódicas que los miembros del equipo pueden investigar para las discusiones pasadas si es necesario.
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Siga su programa de principio a fin y que los debates sobre la pista. Seguro que todo el mundo sigue involucrado durante toda la reunión.
Designar y asignar las tareas que los asistentes necesitan para completar una vez que levantar la sesión. Discutir cualquier futuras reuniones que pueda necesitar para celebrar.
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Distribuir las notas y prepararse para su próxima reunión, si es necesario.