Cómo dirigir reuniones eficaces, Equipos y Grupos de Trabajo

Los principales reuniones eficaces, equipos y grupos comienza con la preparación sólida. Si usted y su equipo no sabe lo que está haciendo y por qué lo está haciendo, usted podría ser dirigido para el desastre. La celebración de reuniones eficaces se asegurará de que sus equipos y grupos están energizados y en la misma página. Fuera de las reuniones, la dirección de equipos eficaces tiene mucho que ver con la comunicación con sus compañeros de equipo y que les permite la posibilidad de tomar posesión de una tarea en particular. Con un poco de investigación y preparación, es posible que usted es más que capaz de ser un líder eficaz.

Anote el propósito de su reunión para poner en la parte superior de su orden del día. Cada reunión debe tener un propósito claro para que pueda ser en la tarea. Por ejemplo, uno de los propósitos reunión puede ser revisar la actuación del grupo en una tarea particular. Pedir a los demás para la entrada de lo que el propósito de la reunión debe ser si no está seguro.

Crear la agenda de la reunión. Incluir la hora, el lugar, los asistentes esperados, los temas que se cubrirán, y por qué usted está sosteniendo la reunión. De acuerdo con la Universidad de Wisconsin-Madison Oficina de Mejoramiento de la Calidad, debe imprimir copias y distribuirlas a los miembros de su grupo de al menos 24 horas antes de la reunión, preferiblemente mucho antes. Aclarar las expectativas para las que se les pide que presentar o hablar durante la reunión.

Comience su reunión a tiempo, tomar la asistencia, y pedirle a alguien que levante acta de la reunión. Revisar la agenda y reiterar el propósito de la reunión. Dile a la gente en la reunión que usted apoya la participación y está mirando adelante a las muchas ideas de personas van a presentar en la reunión.

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Enfocar los temas de discusión en la tarea a mano. Si alguien plantea un punto interesante, pero fuera de tema, hacer una nota de ello y hacerles saber que se puede considerar en una futura reunión, pero reiterar el propósito de la reunión. Preguntar por temas de discusión para la próxima reunión al final de la reunión. Pedir a los miembros del grupo cómo se sentían la reunión fue.

Enviar las actas de las reuniones después de la reunión. Lo mejor es enviar los minutos más tardar uno o dos días después de la reunión. El seguimiento de cualquier orden del discutido en la reunión a través de correo electrónico o consultas individuales.

Discutir el propósito del grupo en una reunión de grupo. Hablar sobre las expectativas del grupo, y las preguntas sobre el terreno de los miembros del grupo para aclarar que todo el mundo entiende el propósito del grupo. Un grupo que conoce su propósito central puede funcionar de manera más eficaz para lograr ese propósito.

Revisar lo que se espera de cada persona en las consultas individuales. Esquema de funciones de trabajo específicas, así como la autoridad de la persona tiene que completar las tareas. Pedir a la persona para explicar sus funciones de trabajo y autoridad para actuar de nuevo a usted por lo que ambos tienen una comprensión mutua.

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Haga un seguimiento con cada persona individualmente sobre su progreso. Pedir a cada persona en el grupo que le envíe actualizaciones diarias o semanales de progreso. Pídales que enumeren lo que han hecho, qué desafíos se encontraron, y cualquier pregunta que tienen.

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Celebrar reuniones de grupos regulares para discutir el progreso del grupo. Permitir que cada miembro del grupo una feria decir en las reuniones. Pida al grupo para evaluar la actuación del grupo en su conjunto, lo que el grupo piensa que va bien, y lo que el grupo debe mejorar.