Las ventajas de un sistema de contabilidad computarizado

Las empresas suelen utilizar un sistema de contabilidad computarizado para procesar y mantener las operaciones contables y registros. El sistema absorbe y almacena estos datos mediante el uso de módulos tales como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, balance de comprobación y la nómina. Un sistema de contabilidad computarizado está bien diseñada específicamente para una determinada empresa o que se compra a un tercero (por ejemplo Timberline o MAS 200). Un sistema computarizado de contabilidad es una herramienta valiosa para muchas empresas.

El sistema procesa los datos rápidamente. Una vez que la información que se teclea en el módulo relacionado, como la nómina o cuentas por pagar, los procesos y sistema almacena instantáneamente.

La mayoría de los sistemas informáticos de contabilidad tiene características tales como la introducción de pedidos y la generación de facturas asociadas. El empleador puede crear cuentas para sus clientes, almacenando sus nombres, direcciones, pedidos y facturas por el tiempo que sea necesario. Un sistema computarizado también permite al empleador a realizar y los estados de cuenta impresos. Además, muchos sistemas de contabilidad tienen una función de nómina, lo que permite el procesamiento de nómina completa, incluyendo la generación e impresión de cheques e informes.

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El empleador es capaz de imprimir y reimprimir pedidos de los clientes, facturas, y todas las demás transacciones contables requeridos. También se puede encontrar fácilmente los datos de nómina de los empleados como la dirección actual y pagar la cantidad sin tener que buscar a través de archivadores para localizar los archivos de personal.

Un sistema de contabilidad computarizado elimina el proceso manual. Este último consiste en el procesamiento y registro de los ingresos de la compañía, los gastos, los beneficios, las pérdidas, y la reconciliación con la mano, creando mucho margen de error. transacciones de nómina y las transacciones de impuestos de negocios también se registran manualmente. Con un sistema de contabilidad computarizado, el empleador tiene un proceso de mantenimiento de registros y balanceo suave.

Un sistema de contabilidad computarizado a menudo requiere el personal para recibir formación para aprender nuevas habilidades, haciendo que se sientan motivados. Además, el empleador puede externalizar la formación de un representante de la compañía de software, creando una menor presión sobre los miembros del personal para administrar el entrenamiento de sí mismos.

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Si el gobierno federal o estatal decide auditar la empresa, un sistema de contabilidad computarizado simplifica el proceso. Normalmente, antes de la auditoría se lleva a cabo, el auditor notifica al empleador por correo acerca de los documentos específicos requeridos para la auditoría. Dependiendo de la naturaleza de la auditoría, los documentos pueden incluir declaraciones de impuestos, registros de nómina y plan de cuentas.

Un sistema de contabilidad computarizado puede almacenar muchos años de información. Si la auditoría lo requiere, el empleador puede acceder a la información que data de muchos años atrás. Si, durante la auditoría, el auditor solicita de manera espontánea un documento contable, el empleador puede recuperar rápidamente desde el sistema en lugar de hurgar en las cajas de almacenamiento para localizar copias impresas.

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Un software de contabilidad computarizado hace que sea difícil para los empleados roban el dinero de la compañía. Por ejemplo, si un empleado de nómina trata de pagar a sí misma más que la cantidad permitida, su robo muy probable que se descubrió debido a que el sistema almacena la contabilidad de todas las transacciones guardadas.