Cómo prepararse para cambiar de Manual de Contabilidad Computarizada
Conmutación de manual a contabilidad computarizado es un proceso paso a paso que se puede lograr fácil y eficientemente. Si es el final del año fiscal, se puede comenzar con el inicio del nuevo año fiscal. No hay necesidad de introducir datos de períodos anteriores, a excepción de los estados financieros de fin de año. Si no es el final del año, tiene que decidir si desea esperar hasta el final del año o la entrada en todos los datos detallados hasta ese momento del año el sistema.
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La investigación y decidir sobre el equipo de cómputo que se necesita para su sistema de contabilidad computarizado. La mayoría de los ordenadores actuales tienen la capacidad de un paquete de contabilidad off-the-shelf para una pequeña empresa. Asegúrese de que el equipo tiene un disco duro con varios gigabytes de espacio de almacenamiento. A medida que pasa el tiempo sus registros computarizados crecerá y desea que el equipo para durar unos pocos años. Usted también querrá programas de procesamiento de texto y hojas de cálculo, así como la capacidad de Internet y correo electrónico.
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Configurar su equipo de cómputo y establecer su conexión a Internet. Este paso es importante porque todos los paquetes de software de contabilidad tendrán ayuda en línea disponible si llegas a tener un problema. También como parte de la configuración de su ordenador establecer un medio de copia de seguridad de sus archivos. Usted debe respaldar sus datos todos los días o incluso con más frecuencia cuando se trabaja en algo crítico. Los archivos pueden ser fácilmente seguridad en unidades portátiles. Es importante darse cuenta de que un sistema de contabilidad es una base de datos de la que se recupera la información cuando sea necesario.
Investigación y decidir cuál es el paquete de software de contabilidad es mejor para su negocio. La mayoría de las empresas pequeñas les va bien con un paquete de software fuera de la caja, como QuickBooks o Peachtree.
Configurar el paquete de software siguiendo los menús incorporados. Establecer un plan de cuentas para su libro mayor. Configurar sus cuentas bancarias y añadir cualquier información necesaria sobre sus proveedores y sus clientes.
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Introduzca los datos de transacción detallada necesaria para llevar los libros computarizados hasta la fecha. Usted tendrá que entrar en los estados financieros de fin de año desde el año anterior, como sus saldos iniciales para el año en curso. A continuación, introduzca los datos de las transacciones detalladas para cada mes del año en curso hasta que esté al día. Si es el final del año, sólo tiene que configurar los saldos iniciales para el nuevo año y trabajar hacia adelante, la introducción de datos contables que se produzcan transacciones y eventos. Ahora está operando en un sistema de contabilidad computarizado.
Decidir si desea estados financieros del año previo introducidos en el sistema. Con el fin de proporcionar la historia en los registros computarizados, puede agregar los estados financieros de ejercicios anteriores. Puede hacerlo mensualmente, trimestralmente o anualmente se remonta a varios años. No hay necesidad de añadir los datos de las transacciones detalladas de la historia, pero no debe haber un rastro que se remonta a los registros manuales.