Cómo escribir cartas de Investigación

Cada empleador tiene la obligación moral y legal de proteger a la empresa y sus empleados tanto de la mala conducta ilegal y de las acciones que crean un ambiente de trabajo hostil. Llevar a cabo una investigación en cualquier momento que recibe una queja o tiene razones para creer que un empleado está participando en mala conducta es vital para cumplir con estas responsabilidades. A menos que tenga razones válidas para no hacerlo, informando a las partes involucradas que una investigación se llevará a cabo es un primer paso común.

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Aunque se puede redactar la carta usando un formato de nota o carta comercial, un memo es más común para las comunicaciones internas. Además, la línea de título o tema típico en una nota puede hacer que este formato sea más eficaz. Además de la línea de título, un memorando también incluye la fecha, el nombre de cada destinatario y el nombre y cargo del remitente. alinear a la izquierda y de un solo espacio de cada párrafo en el cuerpo de una nota y utilizan un doble espacio entre párrafos. Incluir notaciones especiales para marcar el memo como confidencial y para indicar si el memorándum incluye cualquier accesorio o recintos.

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Notificar a los acusados ​​por escrito antes de que comience la investigación. La carta de la investigación debe explicar las acusaciones con el mayor detalle posible, incluyendo nombres, fechas y circunstancias. Describir el proceso de investigación, identificar a los derechos legales del acusado pueda tener y decirle a la persona acusada que tendrá la oportunidad de contar su versión de los hechos tanto por escrito como durante una entrevista personal. Dile a la persona ya sea “como de costumbre”, o si su papel o funciones de trabajo requieren modificación hasta que termine la investigación.

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Incluir el supervisor inmediato del empleado y el gerente de departamento en una notificación inicial. La carta debe explicar la naturaleza y el alcance de la investigación pendiente. Además, la carta debe señalar las etapas que deben tomarse antes de que comience la investigación, tales como la contabilidad y la salvaguardia de los activos del negocio y de la propiedad o la modificación de los deberes del empleado. Por último, la carta debe indicar si los supervisores y gerentes participarán en la investigación, y si es así, definir las funciones y responsabilidades específicas.

Las cartas también deben ir a cualquier persona que va a entrevistar a medida que avanza la investigación. Sin embargo, a diferencia de una notificación pendiente de investigación, que puede incluir más de un destinatario, las notificaciones de la entrevista un solo destinatario en la línea de dirección no importa cuántas cartas que envíe. La carta debe proporcionar detalles específicos, pero en su lugar simplemente que el empleado puede ser entrevistado como parte de una investigación en curso, proporcionar el nombre de la persona que va a ser llevando a cabo la entrevista y establecer una expectativa de cooperación completa. Además, la carta debe indicar la nota es información confidencial y no es apropiado para la discusión entre oficinas.