Ejemplos de Cartas de Servicio al Cliente

Dirigirse a su objetivo cuando se envía una queja, o cuando se solicita la asistencia de servicio al cliente. Gana la carta de servicio al cliente batalla por el dominio de su propia frustración y la elaboración de una solicitud educado, coherente para un remedio. Escribir una carta de servicio al cliente para obtener resultados siguiendo algunas pautas simples, muy parecida a la tradición entre los reporteros.

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Envíe su carta cuidadosamente. "Asegúrese de que usted está enviando a ... el único que puede actuar en consecuencia", dice Rosalie Maggio, autor de cómo decirlo.

Investigar el nombre apropiado y Dirección- no adivinan o asumen. Dirigir la denuncia a "John Smith, Director de Servicio al Cliente, ABC Gadget Corporación", con la dirección de la calle apropiada en lugar de simplemente "Departamento de Servicio al Cliente."

Llame a la oficina de la empresa de la información, buscar recursos en línea como de Hoover (recurso abajo), o probar el Better Business Bureau si necesita más ayuda.

Use un lenguaje digno en su carta. Identificar el producto o servicio que es el tema de su queja. Especificar detalles tales como marca, modelo, año, fecha de entrega o fecha de instalación.

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"Al describir el problema, sea específico y al grano. Indicando simplemente que el producto `no funcionó` no proporciona información suficiente. Un resumen detallado de su queja ayudará a la empresa a resolver su problema", sugiere el sitio web RocketLawyer, que proporciona plantillas de carta de queja del cliente.

"He comprado un MagnaGadget estableció hace tres semanas y comenzó a experimentar problemas en cuanto desempaqueté. Los gadgets no permanecerían en el estante o en el mango," da mucha más información que "Sus productos huelen mal!" Proporcionar a la empresa con las herramientas que necesitan para hacer frente a su queja.

Enumerar los pasos que ha tomado hasta ahora para resolver el problema. Explica lo que has hecho y lo que la respuesta que ha recibido.

"La tienda donde compré el conjunto me refirió a su departamento de servicio al cliente local aquí en metro. Sr. George Allenby en esa oficina indicó que no podían ayudarme, ya he comprado el conjunto de una toma de descuento. Mi compra se basó en la cadena ABC reputación de aparatos fiables y estoy muy decepcionado con la respuesta hasta ahora ".

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Ofrecer una solución específica y satisfactoria al problema. "Creo ABC hace un buen producto. Este es probablemente sólo un problema menor para la compañía, pero es un gran problema para mí. Si ABC reemplazaría el conjunto MagnaGadget defectuoso, yo sería feliz". Dar a la empresa una manera de hacer las cosas bien, pero ser razonables.

Tratar el destinatario de la carta como usted desea ser tratado: dignidad y firmes buenos modales le dará un mejor resultado que la grosería y el comportamiento ofensivo. Siga este consejo: "... recuerde que debe ser discreto, pero firme Si usted siente que ha sido tratado injustamente, se adhieren a sus armas y no estar satisfecho hasta que el problema se ha corregido", ha subrayado aquí por Margaret McCarthy en la escritura de la letra Hecho facil. Ganarse el respeto de los destinatarios de la carta con un enfoque razonable y educado y usted será mucho más probable que se resuelva el problema a su satisfacción.

Las cartas de denuncia en casos de ocupado People-John y Maria oso de peluche, 1999

Conmocionado, horrorizado y consternado: Cómo escribir cartas de queja que consiguen Resultados de Ellen Phillips, 1998