Consejos Front Desk

Como dichos populares va, "Nunca tendrás una segunda oportunidad para causar una primera impresión." La persona que ocupa la recepción en una oficina de negocios no sólo tiene la responsabilidad de guardián de controlar el tráfico de visitantes, sino también ayuda a establecer el tono de qué tipo de servicio y atención al cliente podría esperar recibir.

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El vestuario de recepción no tiene por qué ser caro o la última moda, pero debe ser ordenado, limpio, profesionalismo proyecto recién prensado y. Si su oficina tiene un código de vestimenta formal, lo que te pones a trabajar debe ser coherente con el tipo de servicios de la oficina ofrece a sus clientes. Los hombres y las mujeres deben abstenerse de utilizar tanto demasiada colonia, teniendo peinados radicales (a menos que sea un salón o el modelado / organismo que actúe), luciendo ropa o accesorios que son políticamente incorrecto u ofensivo, o descuidar la higiene básica.

La mayoría de las oficinas tienen políticas que disuaden a las llamadas telefónicas personales para que no sean las situaciones de emergencia. Incluso si su propia oficina es más liberal acerca de esto, se envía el mensaje equivocado a ras de la clientela, si usted está demasiado ocupado yakking acerca de su dieta, su novio, o su vida para darles el reconocimiento y la atención que merecen. Si está hablando por teléfono con un cliente real o proveedor, es perfectamente aceptable para preguntarle si le importaría ser puesto en espera o llamada de vuelta. Si acaba de concluir una llamada, siempre se debe reconocer la nueva llegada con una sonrisa, una boca "Voy a estar con ustedes", y un gesto que se sentara.

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Incluso si usted está teniendo absolutamente el peor día de su vida, un cliente o cliente debe ser la última persona que saber esto. Estancia agradable, alegre, educado y servicial. Sacando sus frustraciones a través de la ira y la descortesía o descargar sus problemas en los clientes como si fueran sus terapeutas personales sin cita previa es probable que pierda su valioso negocio de la compañía. Si está demasiado estresado para manejar la recepción profesionalmente, que probablemente no debería estar en el trabajo.

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Nunca deje objetos en la vista en su escritorio que podrían comprometer la seguridad y la integridad de la oficina. Esto incluye llaves de la oficina, libretas de direcciones, calendarios, archivos y documentos de personal Rolodex. El monitor del ordenador no debe ser visible para los clientes entrantes. Si usted tiene que dejar su escritorio, cualquier archivo del ordenador que estaba trabajando debe ser cerrada. Asimismo, Usted debe tener especial cuidado de objetos personales como bolsos y carteras y asegurarse de que son ya sea en su persona o encerrados en un cajón cada vez que están lejos de su escritorio.