Cómo escribir un memorándum de oficina

Enumerar los puntos que necesita hacer en la nota y anotar la información necesaria para apoyar esos puntos. Incluir información de fondo que se necesita para dar el tema de un contexto.

Ordenar la información. Si el tema es complejo, desagradable o controvertido, el contexto de fondo, probablemente debería ir primero. De lo contrario, comenzar con la idea principal.

Asegúrese de que usted no ha dejado de lado o la información principal.

Recoge los documentos de apoyo que va a necesitar como referencia mientras se escribe la nota.

Compruebe si su empresa tiene un formato preferido para memos entre oficinas. Algunas empresas incluso tienen formas de orden preimpresos. Utilice el formato preferido o preimpreso si hay uno disponible.

Establecer los márgenes, dejando al menos un espacio de 1 1/2 pulgadas en la parte superior e inferior y un espacio de 1 pulgada en cada lado. El contenido de la nota debe estar centrado en el page- si la nota es muy corto, los márgenes superior y laterales se deben aumentar.

Video: Elaboración de un Memorando en Word

Establecer el estilo del documento de procesamiento de textos para bloquear formato: alineado a la izquierda, espacio sencillo, con un espacio entre párrafos.

Escriba en la partida componentes para comenzar la nota, uno de los componentes por línea a un solo espacio. Cada componente debe ser seguido por dos puntos. Por ejemplo:
Fecha:
A:
De:
Tema:

Llene la información sujeto utilizando un estilo de título. Es decir, las palabras que el sujeto todos deben ser capitalizados, excepto artículos, preposiciones y conjunciones con menos de cuatro letras, a menos que comiencen o terminen el título. Hacer que el sujeto específico.

Rellene el "Date" líneas "A" o "de", la alineación de la primera palabra de cada uno con la primera palabra de la línea de asunto. La fecha debe ser escrito con una explicado meses - 4 de julio de 2020, por ejemplo. Utilice nombres completos de las líneas "A" y "De".

Video: Como Hacer la Combinación de Correspondencia en Word

Crear un encabezado en las páginas de segundo y posteriores, si la nota se ejecuta más de una página. Si la nota es a varios destinatarios, utilizar una forma abreviada de la línea de asunto, solo espacio e incluir la fecha, entonces el espacio único de nuevo e incluir el número de página. Si a una persona, se puede utilizar una forma alternativa, nombre del listado del lector, el número de página y la fecha en una línea, el nombre alineado a la derecha, el número y la fecha centrado alineado a la izquierda.

Escribir un párrafo introductorio si el lector necesita para el contexto. Este párrafo da la historia, afirma que el problema es que se abordarán en la nota y / o refresca la memoria del lector acerca de las comunicaciones anteriores sobre este tema.

La idea principal de la nota. Esta será la primera línea si usted no escribió un párrafo introductorio. Aquí usted anuncia una política, solución, decisión, recomendación, hallazgo o evento. Si no hubo introducción, proporcionar una breve contexto, por ejemplo, "Como hemos comentado ..." o "Desde la cafetería ha estado experimentando las largas colas ..."

Proporcionar toda la información necesaria para explicar, apoyar o totalmente transmitir la información que el lector necesita para entender el tema.

Proporcionar anotaciones en la parte inferior, como un "cc:" si va a enviar una copia de la nota a alguien, además de la persona que aparece en el encabezamiento.

Editar la nota. Asegúrese de que la ortografía y la gramática son correctas, las ideas se desarrollan y que el lector entienda lo que necesita decir.

Imprimir la nota y sus iniciales. Algunas organizaciones desean las iniciales escritas junto a la línea "De" en el encabezado. Otros quieren las iniciales en la parte inferior. Compruebe política de la empresa.