Cómo escribir una nota de crédito
Una nota de crédito se utiliza cuando una empresa ha cometido un error. Está escrito en la factura ya ha sido enviado al cliente. A veces el cliente no es consciente del error, y la nota de crédito es su primera notificación. Esto es por qué es importante para crear un documento conciso y amigable de usuario. La nota debe explicar los errores y que un crédito se ha publicado en la cuenta de la empresa.
Cree el encabezado. Su cabecera debe indicar claramente las palabras "nota de crédito" y tienen un número de referencia, la fecha y el nombre del cliente. En la nota también se debe imprimir en papel con membrete de la empresa.
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Crear el cuerpo de la nota. El cuerpo de la nota de crédito debe incluir una explicación de por qué el crédito ha sido emitida. Esto debe incluir información acerca de los errores de precio y la cantidad que le correspondiera a su cliente.
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Crear un pie de página formal. Un pie de página debe aparecer en la parte inferior de la página. Esta es la sección donde se debe incluir cualquier comentario especial. Un ejemplo podría ser que su empresa va a descontar el crédito durante el próximo ciclo de pagos.
Incluir información de contacto. A veces los clientes se confunden cuando se recibe una nota de crédito. Asegúrese de proporcionar un nombre de contacto y número de teléfono en la parte inferior de la nota.
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Considere el uso de software para crear notas de crédito. Si su empresa crea notas de crédito a menudo, considerar el uso de software como InstantInvoice 3 o Ezy factura 3000. Estos programas de software ofrecen herramientas de creación de notas de crédito, así como las funciones de seguimiento.
Consejos advertencias
- Tener un compañero de trabajo a prueba la nota. Si decide utilizar un programa de software, puede que no tenga acceso a la Ortografía. Pedir a los compañeros de trabajo a prueba la nota antes de enviar a los clientes a evitar errores embarazosos.
- Asegúrese de que las palabras nota de crédito ocupan un lugar destacado en la página. Las notas de crédito a menudo tienen un aspecto similar a una factura para que los clientes se confunden cuando se recibe el documento. Asegúrese de que la nota de crédito está en letras grandes en la parte superior de la página.