Las ventajas de la plataforma abierta vs. archivos laterales
La administración de registros es una parte esencial de ser dueño de un negocio. Se asegura que la empresa tiene documentación para demostrar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y almacenar la información para ponerse en contacto con sus clientes más fieles. También ayuda a mantener un registro de qué tan bien sus productos y servicios a las empresas están realizando durante toda la vida del producto o servicio. estantería abierta y archivos laterales se encuentran entre las opciones disponibles para los propietarios de negocios.
Accesibilidad
cajones de archivos laterales no permiten la flexibilidad visual. Puede buscar a través de los sistemas de archivo de estantería abierta sin tener que abrir los cajones. Etiquetas para los archivos son visibles desde el exterior. Los archivos también son más accesibles, porque se puede tirar de ellos directamente desde la plataforma abierta. archivos laterales requieren algo de investigación y búsqueda a través de los cajones. A veces hay que tirar de otros archivos a cabo sólo para encontrar su archivo. Se puede utilizar un código de colores para un acceso más rápido en los sistemas de archivo de estantería abierta.
La densidad y la altura
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archivos laterales dejan sin usar el espacio más arriba. unidades de plataforma abierta a menudo se construyen con más densidad y altura y utilizan este espacio abierto. Los archivos almacenados en archivos laterales menudo se pierden y aplastado debajo de la otra. Según los investigadores de Oregon State University, “La unidad de archivo estante abierto es el más económico de todos los sistemas de archivo disponibles y puede proporcionar respuestas a los problemas que provienen de los crecientes costos de archivo, la falta de espacio de oficinas, y las dificultades de recuperación de archivos.”
Costos y gastos
archivos laterales son generalmente más caros que los sistemas de archivo de estantería abierta. Hay un mayor coste para la recuperación también. Smead Organomics informa “Una comparación reciente de los precios al por menor para almacenar 10.000 archivos en archivadores laterales frente a la estantería abierta mostró que los archivos laterales eran más de tres veces el costo de las estanterías abiertas.” En los archivos laterales, sólo una persona puede presentar o buscar archivos a la vez, que le cuesta minutos adicionales en mano de obra, que suman horas.
El espacio y el uso
Video: 166th Knowledge Seekers Workshop April 6, 2017
Video: 155th Knowledge Seekers Workshop January 19th, 2017. Subtitles.
archivos laterales ocupan más espacio. Es más difícil de organizar los archivos que no están en las carpetas de archivos tradicionales. Varias personas pueden mirar a través de un sistema de archivo estantería abierta para encontrar diferentes archivos al mismo tiempo. De acuerdo con la Universidad de Washington departamento de gestión de registros, "estantería abierta proporciona acceso de alta densidad para presentar las carpetas al tiempo que ocupa mucho menos espacio que un gabinete vertical o lateral. Estantes abiertos son fácilmente adaptables para el almacenamiento y gestión de registros en papel, medios magnéticos, microformas, y todos los demás formatos de registros “.