Cómo crear un Manual de Políticas y Procedimientos de línea
Tener una política y un procedimiento manual en línea permite a cualquier empleado para ver las políticas y procedimientos en cualquier momento sin tener que preocuparse de las actualizaciones recientes. El Compay evita imprimir varias copias en papel, según sea necesario para los diferentes departamentos. El primer paso es escribir el manual de políticas y procedimientos y el siguiente es crear una cuenta gratuita con Google Docs, una interfaz basada en web que permite a un miembro para cargar documentos y compartirlos con otros usuarios. A continuación, cargar el documento y establecer los niveles de permiso de aquellos capaces de ver el documento.
Cosas que necesitará
- software de procesamiento de textos instalado en un PC
- conexión a Internet
- Dirección de correo electrónico
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Abrir un nuevo documento en la aplicación de software de procesamiento de textos. En pocas palabras resumen lo que deben ser incluidos en el manual de políticas y procedimientos contenidos. Puede romper el manual por departamento y luego por la tarea en cada departamento. Asegúrese de incluir información de contacto de los miembros clave del personal a cargo de cada departamento. Formato y corregir el documento. Guarda tu trabajo.
Entrar en Internet y visitar google.docs.com. Crear una cuenta utilizando una dirección de correo electrónico del trabajo designado con una contraseña que contenga letras y números. Consultar su correo electrónico para el correo electrónico de confirmación de Google con información acerca de su nueva cuenta y haga clic en el enlace de confirmación en el correo electrónico para completar el proceso de cuenta.
Vuelve a acceder a su cuenta recién creada. Haga clic en “Cargar documento” cerca de las opciones de menú de la izquierda. Una nueva ventana aparecerá con dos secciones en ella. La barra de la izquierda muestra el escritorio o los archivos en su disco duro, dependiendo de cómo lo tienes configurado. Utilice los iconos de flecha en la parte superior de la ventana para navegar hasta donde guardó el manual de políticas y procedimientos. Haga clic en el archivo del manual de políticas y procedimientos para hacer que se muestre en el cuadro “Nombre de archivo”. Haga clic en “Abrir”. Google Docs le mostrará una barra de estado cuando se haya completado la carga.
Haga clic en “Volver a la gestión de documentos.” Haga clic en la casilla de verificación vacía junto al Manual de Normas y Procedimiento recién cargado.
Haga clic en “Compartir documento” en la barra de herramientas sobre el manual. Se abrirá una pequeña caja donde puede introducir las direcciones de correo electrónico de las personas que usted quiere tener permiso para ver o editar el documento. A menos que su supervisor le haya dicho de otra manera, elegir la opción “Ver” para este momento. Al hacer clic en “Invitar”, se enviará un correo electrónico nuevo a los que indicó haciéndoles saber que hay un nuevo documento que se pueden ver. Ahora tiene un completo manual de políticas y procedimientos en línea.
Consejos advertencias
- Puede personalizar los ajustes al jugar con los niveles de permisos y notificación. Si lo desea, puede informar a Google Docs los invitas cada vez que se realiza un cambio en el documento. Esto permite que sus compañeros de trabajo saben que hay una versión actualizada eady para ver. Por otra parte, Google Docs también proporciona un enlace desde la página principal para compartir el documento como un enlace de Internet permanente, lo que podría hacer que sea más fácil de distribuir a grandes cantidades de personas y podría eliminar tener que actualizar los niveles de permisos en una base diaria.
- No comparta la contraseña de Google Docs con nadie que no quieren tener acceso a realizar cambios en la cuenta.