¿Cuándo un contratista tiene que llenar un formulario W-9?

Servicio de Impuestos Internos, o IRS, Formulario W-9 es para recoger el número de identificación fiscal, o estaño, de los contratistas independientes con los que hace negocios. A continuación, emite un formulario 1099 a cada contratista al inicio de cada año fiscal, que detalla los pagos de su empresa se hayan realizado durante el año anterior. También presenta una copia del formulario 1099 con el IRS.

En general, usted debe tener un contratista complete un formulario W-9 en el comienzo de su relación de trabajo, y antes de emitir cualquier pago a él. Es necesario número de identificación fiscal del contratista con fines de mantenimiento de registros y presentación de informes precisos desde el principio. Si el contratista está sujeto a la retención adicional, lo que necesita saber esto para que pueda comenzar la retención de los fondos necesarios del primer pago.

Si el contratista solicitó, pero que aún no ha recibido, un número de identificación del contribuyente, tales como un número de la Seguridad Social, que puede llenar una forma inicial W-9 y escriba "Solicitado" en la Parte 1 en lugar de rellenar en su TIN. A continuación, dispone de 60 días naturales desde el día que presenta su formulario W-9 para que usted pueda obtener un TIN y presentar un formulario W-9 completado.

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Si el contratista está a la espera de un TIN, debe retener una parte de los pagos relacionados con los intereses y dividendos como la retención de reserva hasta que reciba un formulario W-9 completado. Si no recibe un formulario W-9 completado de un beneficiario dentro de los 60 días naturales, se debe mantener la retención adicional de otros ingresos de notificación obligatoria, como la compensación no empleado. No es necesario retener una copia de seguridad de los ingresos no notificable, tales como los salarios o distribuciones de pensiones. Consulte las instrucciones del IRS para la Forma W-9 para obtener una lista completa de los rendimientos de declaración.

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No es necesario enviar sus contratistas W-9 formas al IRS. En su lugar, mantener estos documentos en la mano, a efectos contables. También puede crear su propio formulario W-9 o los arreglos para la presentación electrónica de una forma W-9 equivalentes, siempre que recoge toda la misma información que el original formulario del IRS W-9.