Cómo solicitar un formulario W-9

La información personal señaló en un formulario W-9 es necesario para el procesamiento de nóminas e informes pago al Servicio de Impuestos Internos. Como práctica recomendada, pedir una solicitud W-9 W-9 en el primer día de su empleado de trabajo y enviar completado a nuevos contratistas. Si el contratista no cumplirá, enviar una carta formal con una solicitud agradable, pero firme para un formulario completo.

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Un formulario W-9 del IRS es un documento que detalla el nombre, dirección, clasificación fiscal federal de un contribuyente, y el número o número de identificación patronal de la Seguridad Social. El IRS no obliga a que las empresas mantienen W-9 en el archivo. Sin embargo, las empresas están obligadas a recopilar y reportar la información personal que aparece en el formulario para todos los empleados y los contratistas que pagan más de $ 600 al año. La toma de una W-9 es una manera conveniente de hacer eso. Debido a esto, una empresa debe tener un W-9 en el archivo para cada empleado y contratista.

Para asegurar recoja un formulario W-9 de todos los empleados, incluir un formulario W-9 en el primer obligatoria papeleo días para los nuevos empleados. Requerir nuevos empleados para completar toda la documentación en el sitio y devolverlo a un representante de recursos humanos para el final del primer día.

Cuando se adquiere un nuevo contratista o proveedor, adjunte un Formulario W-9 con el contrato inicial. En una carta de solicitud W-9, pregunte a su proveedor para completar y enviar el formulario tan pronto como sea posible. Considerar la implementación de una política para pagar sólo los vendedores con una válida W-9 en el archivo, y tomar nota de esta política en la carta de solicitud.

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Si tiene problemas para conseguir un W-9 de los empleados o contratistas, con mucho tacto pero con firmeza comunicar que el W-9 es necesario antes de que el pago puede hacerse. Explicar a los empleados que la información en el formulario es necesario para procesar la nómina y las emitir cheques de pago. Si un proveedor no devuelve el W-9 dentro de una semana o dos, enviar una segunda carta de solicitud durante el seguimiento. Si usted tiene una política documentada en su lugar, recordar al proveedor que no se puede pagar sin el formulario en el archivo. El IRS requiere que usted hace una solicitud formal de un formulario W-9, así que mantenga una copia de esta carta en el archivo.

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Si usted no tiene un formulario W-9 para un vendedor al final del año, usted todavía tiene que declarar los pagos al IRS. Completar y enviar el formulario 1099-MISC para el contratista y dejar en blanco el número de la seguridad social. El IRS va a responder con un aviso de que el número no está presente, el cual deberá remitir a la contratista junto con un aviso de retención de seguridad y otra copia de un formulario W-9. Usted está obligado a retener impuestos de los pagos futuros a este contratista - Actualmente, el tipo de retención es del 28 por ciento - y el contratista incurrirá en un cargo de $ 50 desde el IRS.