Cómo utilizar un Sistema de Oficina de Correo de Voz
sistemas de correo de voz de oficina son comunes en los lugares de trabajo. Estos sistemas ofrecen la posibilidad de que las personas que llaman dejar mensajes para los empleados que no pueden venir al teléfono inmediatamente. Esto funciona bien cuando los empleados están lejos de sus escritorios, fuera de la ciudad o en otra línea. Los empleados pueden recuperar los mensajes de su teléfono de oficina o cualquier otra extensión o ubicación. sistemas de correo de voz están diseñados por varias empresas- cada obra de manera diferente y ofrecen diversas funciones.
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Configurar un saludo. El primer paso para utilizar un sistema de correo de voz de oficina es la creación de un saludo. Cada empleado con una línea directa debe grabar un saludo que las personas que llaman escucharán al realizar una llamada. Muchas empresas alientan a los empleados para registrar de manera rutinaria un saludo que indica su nombre, la fecha y cualquier información con respecto a días el empleado no estará en el trabajo.
Aprender a utilizar las extensiones. Recepcionistas deben saber cómo transferir llamadas a extensiones. Muchos sistemas de correo de voz se configuran electrónicamente y permiten que las personas que llaman para elegir a la persona que desean alcanzar a través de una base de datos de nombres. Si una persona que llama ya conoce la extensión de la persona, que se marca durante la llamada telefónica. Si este tipo de sistema no está en su lugar, el teléfono transferencias recepcionista llama a la parte o extensión adecuada.
Recuperar mensajes telefónicos. Aprender a usar un sistema de correo de voz de oficina suele ser bastante simple. Cuando un empleado tiene un mensaje, una luz mensaje indicará esto. El empleado debe conocer el procedimiento para recuperar el mensaje. En general, el empleado va a empujar el botón de mensaje e introduzca una contraseña. El empleado entonces recupera los mensajes. Alternativamente, puede que no haya luz indicadora pero habrá un tono de marcado que indica cuando el empleado toma el teléfono. Este Tacos de que el empleado para llamar al número de correo de voz para recuperar sus mensajes.
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Entender las opciones de mensaje. La mayoría de los sistemas de correo de voz permiten al oyente para guardar los mensajes, descartarlos o escuchar de nuevo. Para ello, se presionan ciertos números de teléfono.
Recuperar mensajes lejos de su teléfono de oficina. Casi todos los sistemas de correo de voz permiten a los empleados acceder a sus mensajes de correo de voz desde otros lugares. Normalmente, esto implica llamar a la línea, al pulsar un botón específico, como por ejemplo la tecla numeral, y después de marcar un código de seguridad. Los mensajes se recuperan y el empleado puede escuchar a ellos desde cualquier lugar.
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Más información sobre las otras funciones que se ofrecen. Algunos sistemas de correo de voz permiten que los mensajes se copian en las extensiones de otros empleados. Esta es una característica útil cuando un mensaje se aplica a varias personas, pero se deja en el buzón de voz de un solo empleado. Otra característica a través de algunos sistemas es el identificador de llamadas. Esto permite que los empleados saben que llamó a su extensión, incluso si un mensaje no fue dejada.