Definición de un Sistema de Oficina

Una forma de ver un sistema de oficina es como una red interconectada de recursos. Esto incluye la disposición física de la oficina, materiales y equipos, así como las relaciones entre las personas, tecnologías y otros recursos de la empresa. Todos ellos deben trabajar juntos para lograr así un ambiente de funcionamiento suave y resultados exitosos.

Una manera de entender si un diseño de la oficina funciona bien, incluyendo cómo las personas y los recursos están dispuestos, es examinar la velocidad, calidad y fiabilidad de la información que fluye a través del sistema. Personal de la oficina pueden mejorar los procesos internos, tales como cómo los flujos de información electrónica a través de correo electrónico, fax, bases de datos de flujo de trabajo y los rastros de papel, para aumentar la eficiencia, garantizar el acceso oportuno a información precisa y reducir el tiempo que se tarda en completar las tareas esenciales.

Un sistema de oficina también funciona mejor si las personas adecuadas se asignan a las tareas adecuadas. En una oficina, por lo tanto, alguien debe coordinar las operaciones diarias, las personas que aseguran reciben formación y recursos adecuados y realizar las tareas correspondientes. Un buen diseño de la oficina también incluye formación de los empleados para realizar tareas operativas esenciales, grandes y pequeños, en ausencia de otros empleados, por lo que el flujo de trabajo no se interrumpe.