Cómo documentar un Protocolo

Tomando un proceso de negocio básico o protocolo comprendido en la práctica y documentarla para la normalización implica una serie de pasos críticos. Gran parte del trabajo depende de la grabación de la precisión cada paso y luego validar si es correcto o no. El uso de un proceso de revisión y, finalmente, una oportunidad de retroalimentación ayuda a refinar un protocolo para que sea una mejor práctica de la conducta en una organización.

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Identificar una práctica comercial que se utiliza regularmente por el personal y tiene que ser por escrito. Escribir notas sobre el proceso y lo que se conoce ya. Organizar las notas en formato de bala con un título para cada paso y los detalles como sub-balas bajo cada título.

Recoger un determinado número de personal que realizan la función suficiente de que tienen la experiencia suficiente para describir verbalmente. Entrevista al menos tres personas implicadas, con al menos uno de ellos un supervisor- puedes entrevistar a más si se tiene el tiempo. Siga este personal a través de la actividad a medida que realizan cuando sea posible. Remedar sus acciones y pasos y tomar notas sobre cada actividad.

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Comenzar el proyecto de documentación de los procesos de negocio y el protocolo mediante la recopilación de sus notas en un ordenador con el software de procesamiento de textos. Organizar sus notas para que puedan ser leídos fácilmente y el lector puede seguir el proceso de principio a fin y el resultado.

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Editar el documento para mayor claridad. Realizar y obtener de investigación independiente fuera de la organización para determinar qué prácticas deben aplicarse a los procesos de negocio específicos si existen. Incorporar esta investigación en su archivo de notas editado. Imprimir un primer borrador completo.

Identificar al personal y los gerentes que trabajan con el proceso de negocio clave estudiado regularmente. Incorporarlos a un equipo de revisión para discutir y revisar el borrador del documento, lo que les permite sugieren modificaciones o cambios en base a su experiencia y conocimiento. Registrar todos los resultados identificados o reacción esperada a la idea de documentar el protocolo.

Finalizar el producto revisado con las modificaciones que ayudan a refinar el documento. Realice los cambios necesarios si los resultados potenciales identificados sugieren una nueva dirección en las medidas para evitar problemas. Preparar una copia final del protocolo escrito y autorizarlo para su distribución a todo el personal. Enviar un aviso inmediato a todos los afectados e incluir el protocolo en las guías accesibles que se puede hacer referencia más adelante en el futuro.