¿Qué es la Coordinación del Proyecto?

La coordinación del proyecto en general se refiere a la planificación y la gestión de múltiples tareas al mismo tiempo. La coordinación es esencial para que una empresa que se ocupa de dos o más proyectos relacionados. Los proyectos varían en función de los objetivos del negocio, pero pueden incluir el lanzamiento de un nuevo producto o ampliación de los servicios a nuevas áreas. Un coordinador del proyecto a menudo tiene diferentes funciones y responsabilidades, dependiendo de la industria, tamaño de la empresa, y el objetivo del proyecto. Por ejemplo, las empresas podrían designar coordinadores de proyectos separados para manejar affairs- nacionales e internacionales mientras que, las pequeñas empresas podrían tejer funciones básicas de coordinación del proyecto en una función de gestión. Los coordinadores del proyecto pueden servir como tomadores de decisiones o asistentes a los directivos empresariales.

El alcance del proyecto (por ejemplo, la integración de proyectos con diferentes equipos o considerando opciones alternativas) y marco de tiempo (tanto a corto plazo y de plazo global) representan características esenciales - la coordinación sobre todo porque el éxito requiere una planificación a largo plazo, junto con la ejecución perfecta. Por ejemplo, si su empresa tiene la intención de abrir una nueva ubicación, entonces usted debe anticipar con exactitud cuánto tiempo se tardará en construir una tienda, obtener los permisos necesarios, muebles o comprar el equipo, así como contratar y capacitar personal suficiente. Por lo tanto, un retraso en la recepción de suministros esenciales puede afectar a todo un proyecto, por ejemplo, añadiendo costos adicionales del proyecto.

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Para mantener la eficiencia, considerar la designación de una persona o un equipo de personas para servir como coordinador (s) del proyecto. Los coordinadores del proyecto deben tener fuertes habilidades de resolución de problemas con el fin de anticipar y responder a los retrasos o situaciones inesperadas. Además, deben ser capaces de interactuar y negociar con diferentes tipos de personas. Si un proyecto implica trabajar con un negocio en México, a continuación, los coordinadores deben darse cuenta de que las costumbres comerciales se diferencian en México a partir de los Estados Unidos. Si no se puede crear una función de coordinación proyecto independiente, y luego ajustar las funciones del coordinador del proyecto para servir como ayudante de equipo ejecutivo. Por ejemplo, un asistente de proyecto podría programar reuniones, preparar agendas, y evaluar el progreso con el objetivo general de apoyar la eficiencia de los proyectos.

Incorporan programas de software para aumentar la eficiencia, tal como para mantener los archivos de proyecto y gestionar la información clave. Para ciertos proyectos, hojas de cálculo, gráficos o cuadros murales trabajar con eficacia. Usted también utilizan programas como Microsoft Excel o proyecto, o incluso desarrollar software propietario. Por ejemplo, se podría diseñar un programa para centrarse en un aspecto importante, tales como los costos totales del proyecto incurridos o problemas de control de calidad. Asegúrese de que la información del proyecto sigue siendo de fácil acceso para los participantes clave.

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Algunos proyectos involucran a personas de diferentes organizaciones o empresas que trabajan juntos para lograr un objetivo similar. Continuamente analizar los riesgos del proyecto, como por ejemplo si un miembro del equipo no es capaz de obtener un permiso o entregar suministros a tiempo. La coordinación del proyecto debe incluir planes de contingencia que se pueden implementar con rapidez si es necesario.

etapas de coordinación del proyecto por lo general incluyen la creación de un objetivo general, la planificación de las tareas esenciales, además de ejecutar y controlar el proyecto. Desarrollar un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) o la etapa de análisis (social, tecnológico, económico y político) a lo largo de las diferentes etapas para evaluar el progreso del proyecto.