¿Qué es una Carta de Transmisión?
Una carta de transmisión, también llamado una carta de envío, introduce un segundo documento, como una propuesta, un proyecto o un informe. Cartas de transmisión contienen información relacionada con, pero no necesariamente una parte del acompañamiento, siempre que el destinatario los datos sobre el propósito o la intención del segundo documento.
Función
En una carta de transmisión, el escritor proporciona el nombre del documento (s) adjunto y explica su propósito. Este tipo de documento se usa como una introducción y puede resumir la información importante se detalla en el documento de acompañamiento. El escritor también puede expresar su deseo de mantener el contacto con el receptor y para ser considerado para futuros compromisos.
Significado
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Debido a que una carta de transmisión puede contener información sensible, como una contraseña a un archivo protegido que contiene un documento electrónico, es una importante herramienta de comunicación. También, puede llamar la atención del destinatario a la información en el documento que puede haber pasado por alto lo contrario.
Caracteristicas
Aunque breve, una carta de transmisión puede presentar el documento de acompañamiento en un número de maneras. El escritor puede mostrar cómo el destinatario del documento de acompañamiento cumple con las expectativas o metas descritas anteriormente. La carta puede discutir cómo la información se recogió y quién estuvo involucrado, dando crédito a los que no podían ser o no fueron mencionados en el propio documento. La carta también puede ordenar al receptor a actuar, por ejemplo, solicitar las modificaciones sugeridas al proyecto o firmas de acompañamiento en un contrato cerrado.
consideraciones
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La carta no debe incluir información detallada o técnica. Debe ser sencillo, breve y agradable. Hacia el final, considere hacer usted mismo o los que representan disponible en el futuro para la comunicación adicional y / o asociaciones de trabajo. Incluya su información de contacto. Si usted le pide al destinatario para actuar en respuesta al documento de acompañamiento, proporcionar una fecha límite para la acción.
Periodo de tiempo
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La carta de transferencia debe ser enviada junto con el documento que presenta, no antes de tiempo o después del informe, propuesta o el proyecto ha sido enviado. Además, el tratamiento de la carta como un documento separado al no acompañar físicamente a lo que se acompaña.