Cómo escribir una nota entre compañías profesionales

Comience su nota escribiendo un encabezado estándar que incluye “Para”, “De:”, “Fecha:” y “Asunto” en líneas separadas. Piense un poco en la audiencia línea, al darse cuenta de que es posible que no deseen difundir su nota a toda la empresa, pero a sólo unos pocos departamentos en su lugar. El encabezamiento superficial permite a los lectores a escanear rápidamente y extraer información importante desde el principio - de relevancia al tema.

Escribe un abertura corta claramente establece que, en los términos más simples posibles, su propósito para la escritura. Inyectar un poco de personalidad, si lo desea, pero mantener este breve Además también. Por ejemplo, si va a hacer un anuncio, es posible escribir: “Después de una búsqueda exhaustiva particularmente largo y, estoy positivamente encantados de anunciar que la Compañía ABC ha contratado XYZ grupo de los escritores para guiar nuestros próximos esfuerzos de marketing.”

Dedicar el cuerpo de la nota - no más de dos o tres párrafos - a elaborar en su declaración de apertura. anticipando las preguntas es importante- que no quiere que su memo a generar más preguntas que proporciona respuestas, pero una nota no es el foro para una exhaustiva divulgación, de 360 ​​grados, tampoco. Organizar la mayor parte información importante -- lo que los empleados van a querer saber y lo que necesitan saber - de una manera jerárquica. Por último, tenga en cuenta que un memorándum sirve raramente como la “última palabra” sobre un tema-, de hecho, a veces se pone en marcha una amplia gama de actividades. Así que dedicar el último párrafo del cuerpo de la nota a “los próximos pasos” o “qué sucede después.” Por ejemplo, en este caso, es posible que desee compartir cuando va a introducir el grupo escritores a sus empleados.

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Cierre su nota con una nota optimista, darse cuenta de que está enviando un mensaje implícito para sus empleados a seguir. Se podría decir, por ejemplo, “Sé que mirar hacia adelante, como yo, a embarcarse en este emocionante capítulo en la historia de nuestra empresa. Le agradezco de antemano su continuo entusiasmo y dedicación “.

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Incluir una anotación en la parte inferior de la nota de anexos relevantes, tales como documentos que desee empleados para leer o nuevos procedimientos que usted quiere que siguen. Basta con escribir la palabra “adjunto:” y resumir brevemente la información. En este ejemplo, es posible que desee incluir un compendio de proyectos de comercialización anteriores del grupo escritores para que sus empleados puedan familiarizarse con el estilo y los logros del grupo. Sea explícito acerca de donde los empleados pueden encontrar esta información. Por ejemplo, si usted publica una copia impresa de la nota en un tablón de anuncios o enviarlo por correo electrónico en toda la empresa, asegúrese de que los empleados entiendan cómo acceder a los datos adjuntos.